不動産システムとは？導入するメリットや手順、最適な時期を解説

不動産売買・賃貸業務などにおいて、物件登録や顧客管理などの業務は膨大です。業務を円滑に進めるために不動産システムの導入を検討しているものの、自社にとって導入が必要なのか分からない人も多いでしょう。不動産システムは管理業務の効率化に適しており、人件費削減や売上向上の効果が期待できます。

本記事では、不動産システムの導入を検討中の人に向けて、不動産システムの機能やメリットを紹介した上で、導入に適したタイミングや導入手順について解説していきます。最適なタイミングを見計らい、目的に合った不動産システムを導入するための参考にしてください。

不動産システムとは

不動産システムとは、仲介や賃貸管理などのあらゆる業務の情報を、専用のシステム環境の元で管理することです。顧客管理や物件情報、各種書類などの情報を一元化し、社内共有が可能です。

不動産会社では物件情報や契約書類、顧客情報などの管理が必要で、物件数や契約件数が多くなるほど膨大な情報量となります。従来、Excelなどの表計算ソフトを使用して管理を行っている企業が多く、入力ミスが発生したり複数人同時に入力できなかったりなどの課題が生じていました。

不動産システムの導入によって、あらゆる管理業務を円滑に進めることが可能です。

不動産システムの機能

不動産システムには、主に賃貸・売買における仲介業務や、賃貸管理業務などに関する機能が備わっており、業務の効率化を目指すことができます。自社の業務に合った機能を備えた不動産システムを選び、導入することが大切です。不動産システムの主な機能について、以下に解説していきます。

仲介業務に関連する機能

仲介業務に関連する機能は以下の通りです。

• 物件登録
• 広告出稿
• チラシの自動作成
• 営業サポート
• 契約・売上管理

それぞれの機能について解説していきます。

物件登録

自社の物件情報をシステム上に登録すると、そのまま自社ホームページや利用しているポータルサイトへと自動的に反映される機能です。サイトごとの物件情報の入力が不要となり、一度の入力で済むため、効率的に物件情報を拡散できます。

広告出稿

物件情報の広告を、複数のポータルサイトへ一括で入稿できる機能です。それぞれのポータルサイトの形式に合わせて自動的に変換できます。入力に不備があった場合も自動で検出されるため、ミスを予防できます。

チラシの自動作成

物件のチラシを作成できるようにサポートしてくれる機能です。システムに用意された既存のテンプレートから適したデザインを選び、簡単な操作を加えることによって、集客に効果的なチラシを作成できます。

営業サポート

顧客との商談をサポートする機能です。顧客からの反響や問い合わせに自動的に対応したり、それぞれの顧客の希望に合った物件を迅速に提案したりできます。また、顧客ごとの進捗情報をシステム上で一元管理し、社内での共有が可能です。

契約・売上管理

契約業務や売上管理がサポートできる機能です。契約に関するデータを登録しておくと、契約時に各種必要書類が出力できる上に、電子契約への対応も可能です。また、売上管理においては、入出金の予定や利益発生に必要な売上高が確認できます。

賃貸管理に関連する機能

賃貸管理に関連する機能は以下の通りです。

• 物件管理
• 契約管理
• 更新管理
• 修繕・クレーム対応
• 入出金の管理

それぞれの機能について解説していきます。

物件管理

物件管理をクラウド上で効率的に行う機能です。物件ごとの点検や修繕、クレームなどの対応履歴や写真データを残し、一元管理できます。また、対応中か対応完了であるかを分けることも可能です。

契約管理

契約に必要なデータを登録しておくと、契約書や重要事項説明書などの必要書類がスムーズに作成・出力できます。電子契約システムへの対応も可能です。電子契約を利用すると、遠方の顧客とオンライン上で契約が結べます。

更新管理

物件ごとの更新に関するさまざまな業務をサポートする機能です。更新時期が近づいてきた物件に対し、お知らせが受け取れます。顧客に通知するための更新書類や契約書などの各種書類の自動作成にも対応しています。

修繕・クレーム対応

物件ごとの修繕とクレームの対応を管理できる機能です。修繕とクレームの対応履歴を残して社内で共有できるため、顧客からの進捗状況についての問い合わせに対してもスムーズに返答できます。

入出金の管理

物件ごとの家賃の入出金状況を管理する機能です。家賃の入金・未入金を自動的に把握できます。また、オーナーに提出する家賃収入や修繕費などをまとめた収支報告書の作成が可能です。

不動産システムを導入するメリット

管理物件や顧客数が増えると、膨大なデータ量を管理しなければなりません。管理業務が増えると従業員の負担も増え、人為的ミスが起こる要因となりますが、不動産システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。不動産システムを導入するメリットは、主に以下の通りです。

業務効率が上がる

不動産システムを導入すると、紙媒体での管理業務に比べて、大幅に作業時間が削減できます。クラウド上でデータが管理されるため、紙媒体の管理上で起こりやすかった紛失や記入ミスなどの問題も解消されます。書類を保管するスペースも不要となり、他の用途に利用できるでしょう。

不動産システムの導入によって業務効率が上がると、追客や顧客へのアフターフォロー、新規営業など、他の業務に力を入れられるため、自社の営業力の向上が期待できます。

顧客満足度が上がる

従来は、対面式での契約や内見が一般的でした。しかし、インターネット・スマートフォンなどの普及によって、顧客側はオンライン上での問い合わせや来店予約、内見などを求めるケースが多くなりました。不動産システムを導入すると、オンライン上での対応が可能です。

また、不動産システムによって、クラウド上で各顧客の情報や対応履歴の管理ができます。顧客からの問い合わせに対しても、スムーズかつ的確に返答できます。時代のニーズに合わせた対応ができると、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

セキュリティの強化になる

不動産業務では、高額な取引を行ったり、多くの個人情報を取り扱ったりします。したがって、自社情報を漏えいさせない万全な管理体制が必要です。従来の紙媒体やUSBメモリなどでの保管方法だと、誰でも情報を持ち出せる状態であり、情報漏えいの危険性が高いといえます。

転送やコピー不可などの機能がある不動産システムを導入すると、自社情報の漏えいを防ぎ、セキュリティの強化が可能です。

成約率や売上アップにつながる

不動産システムではあらゆる顧客や物件、市場などのデータを管理しているため、蓄積されたデータを分析し、改善・対策することができます。効果的に戦略を立てて広告訴求力を上げることで、成約率や売上アップが期待できるでしょう。

また不動産システムには、顧客の希望に合う物件を、いち早く自動的に提案するマッチング機能もあります。より高い成約率を獲得するには、情報の提案力とスピードが大切です。自動マッチング機能も活用して成約率・売上アップにつなげましょう。

不動産システムの導入手順

初めて不動産システムを導入するとなると、どのような手順を踏めばいいのか分からないこともあるでしょう。導入手順を誤ると、不動産システムの導入によるメリットを最大限に享受できなくなる可能性があります。あらかじめ、以下のポイントを押さえて正しく不動産システムを導入しましょう。

会社の課題を明確にする

まずは、会社の課題を明確にすることから始めましょう。自社の課題が明確になれば、本当に必要な機能やシステムについて把握でき、次のステップに進むことが可能です。実際に業務を担当しているそれぞれの従業員に対してヒアリングを行い、現場で起こっている問題点を洗い出していきましょう。

万が一課題が多かった場合には、優先順位をつけて早急に対処する必要があるものから解決を図るのがおすすめです。自社の課題解決へと導くシステムが選べると、失敗なく業務改善が目指せるでしょう。

会社にとって必要な機能やサポートを洗い出す

次に、会社にとってどのような機能を備えた不動産システムが必要なのかを洗い出すことが大切です。不動産システムは顧客管理機能や追客機能など、さまざまな機能を備えています。

いくら機能が充実している不動産システムを導入したとしても、自社の業務に必要ない機能だとうまく活用できず、コストが無駄になってしまうかもしれません。

加えて、システム導入後の問い合わせやトラブル発生時などにも迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかも確認しておきましょう。

専門業者を検索・リサーチする

自社の課題を明確にし、必要な機能やサポートを洗い出せたら、不動産システムを提供している専門業者について検索・リサーチします。不動産システムを提供している企業は多く存在するため、選択が難しいと感じるかもしれませんが、各専門業者の過去の実績やサポート体制、導入コストなどを確認するとよいでしょう。

また、問い合わせに対する対応スピードや、コミュニケーションの取りやすさもチェックし、複数の専門業者を比較して検討するのがおすすめです。

予算を決める

不動産システムの導入には、一般的に数万〜数十万円程のコストがかかります。あらかじめ不動産システムの導入に対する予算を決めておくのも、大切な手順の1つです。導入コストとなる初期費用やランニングコストは、オンプレミス型かクラウド型といったシステムの種類によっても異なります。

双方のシステムの違いを、コスト面だけでなく機能面においても確認し、自社の予算に合ったシステムを選びましょう。解決したい課題だけでなく、会社の将来の展望を考慮して選択することをおすすめします。

不動産システムの導入に向いているケース

実際に不動産システムの導入が必要なのか、導入に適したタイミングがいつなのか分からない人も多いでしょう。適切なタイミングで不動産システムを導入することによって、メリットを十分に享受することが可能です。以下では、不動産システムの導入に向いているケースについて解説していきます。

従来の管理方法に支障が出てきた

管理物件数や顧客数が増えると、管理業務における入力ミスや書類紛失などのさまざまな支障が生じやすくなります。肥大化した情報量をExcelや無料ソフトに保存し続けると、データ量の重さに耐えられず、スムーズな操作ができなくなるでしょう。情報量が多過ぎると、データ消失やファイル破損の原因にもなり得ます。

従来の管理方法のままだと、業務に悪影響を及ぼす恐れがあると感じた場合、不動産システムの導入に適したタイミングといえるでしょう。

人員の増減が激しい

会社では事業拡大による人材の増員を行ったり、退職や異動、人手不足などによる人材の減員を行ったりと、同じ人が同じ仕事をし続けられるわけではありません。

特に人員が不足している場合は業務が分散しやすくなるため、必要な時に必要な情報を得られず、トラブルの要因になる可能性があります。

一元管理が難しく、業務上のトラブルが増えていると感じた場合、不動産システムの導入に適したタイミングであるといえます。

会社での必要性を考慮して最適な不動産システムを導入しよう

不動産システムの導入によって、あらゆる業務をシステムで管理し、業務の効率化やセキュリティ強化を目指すことが可能です。自社の課題解決につながる機能を備えたシステムを選び、適切なタイミングで不動産システムを導入しましょう。

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