業務効率化を実現！不動産業界の課題解決とツール導入のコツを解説

不動産業界では、顧客対応や物件管理など業務が多岐にわたることから、長時間労働や人材不足などが課題とされています。しかし、近年の急速なテクノロジーの進化により、業務効率化が可能になってきました。

本記事では、不動産業界の抱える課題と、業務効率化によって得られるメリット、ツール導入のコツを紹介します。最新のテクノロジーを活用し、時代の変化に対応できるよう業務を見直していきましょう。

不動産業界が抱える課題とは？

まず、不動産業界が現状抱えている代表的な課題を見ていきましょう。

業務量の多さ

売買や賃貸の仲介業者は、顧客対応、物件管理、契約業務など、幅広い業務を担っています。特に、顧客一人ひとりのニーズをヒアリングし、最適な物件を提案する営業活動には多くの時間と労力が必要です。

顧客のニーズが多様化する現代において、顧客満足度を高めるためには、きめ細やかなサービスを提供しなければなりません。顧客対応や追客はスピーディであるほどよいため、どんなに忙しくても後回しにするのは難しいでしょう。

しかし、顧客からの問い合わせや内見依頼など、突発的な業務も多く発生するのが実情です。それに加えてノルマを設けている会社も多く、労働時間の増大につながっています。

DXの遅れによる業務の非効率さ

近年、あらゆる業界でデジタルトランスフォーメーション（DX）が進んでいます。不動産業界においても、重要事項説明や契約書面の電子化など、デジタル化の流れが加速しているのは事実です。

しかし、古くてアナログな情報管理システムや、賃貸契約・不動産登記などの複雑な業務プロセスが、デジタル化を阻害しているケースも少なくありません。また、デジタル人材が業界として不足していることも、業界全体のDXを遅らせている要因の一つといえます。

結果として、労働集約的で効率の低い業務体系が残ってしまっているのです。

残業が多い

顧客の都合に合わせて、土日祝日や夜間に業務を行う機会も多い不動産業界では、長時間労働が常態化しやすい傾向にあります。近年深刻化する人手不足も相まって、従業員の負担はますます増大しているといえるでしょう。

OpenWork働きがい研究所のレポートによると、2023年7-9月期の不動産業界の平均残業時間は30.50時間で、全業界平均22.76時間を大きく上回っています。

長時間労働の常態化は、従業員それぞれの学習やインプットの時間を奪うことにもなりかねません。人材の成長、ひいては企業の成長のためにも、長時間労働を解消していく必要があるのです。

人手不足

労働時間が長くて激務、ノルマが厳しいなどといったネガティブな印象が強いことから、不動産業界は慢性的に採用難な状況にあります。人手不足は、既存の従業員の負担をさらに重くし、それが離職率の高さにつながるという負のスパイラルが起きてしまっているのです。

少子高齢化が進む日本において、人材不足は深刻な社会問題となっています。優秀な人材を採用し定着率を高めるには、働きやすい環境づくりが欠かせません。

業務効率化によるメリット

上記の課題を解決するには、業務効率化が不可欠です。ここでは、業務効率化がもたらすメリットについて具体的に紹介します。

働き方改革による退職リスクの軽減

業務効率化を進めることで、従業員一人ひとりの業務負担を軽減し、労働環境を改善できます。

アナログな業務は労働集約的な性格が強く、こうした業務が多いほど残業は常態化します。デジタル技術を活用した業務効率化により無駄な残業が減れば、従業員のストレスや健康リスクの軽減につながるでしょう。

働きやすい環境の整備が社員の満足度をアップし、ひいては離職率を下げることにもなるのです。

コスト削減

これまで手作業で行っていた入力作業や請求作業などを自動化・フォーマット化することで、担当者以外でも簡単に対応できるようになり、残業代を含めた人件費の節約が可能です。

データのクラウド保存やオンライン上でのやりとりが可能になれば、データ共有や整理にかかる手間が省けるだけでなく、用紙やコピーにかかる消耗品費も削減できるでしょう。

コスト削減によって生まれた資金を、営業力の強化や従業員のスキルアップなどに投資することで、さらなる企業の成長につなげられます。

顧客満足度の向上

顧客データや物件データの入力、物件情報の帯替えといったアナログな業務にかけていた手間や時間を他のことに充てられるようになるのも、業務効率化がもたらす大きなメリットです。

余った時間や人材を、顧客対応やマーケティング活動などの、利益に直結する業務に充てれば、より効率的に収益を上げられるようになります。また、サービスの提供レベルがアップするため、顧客満足度も向上するでしょう。

既存顧客の満足度が向上することで評判が上がり、新規顧客の獲得や成約率の向上につながるという、理想的なサイクルを実現できるかもしれません。

集客率・成約率アップ

国土交通省「住宅市場動向調査」によれば、一般消費者が物件・施工者に関する情報収集を行う手段として、「インターネットで」と回答する人の割合が直近5年間で大幅に増加しています。今や顧客の多くは、インターネットを利用して物件を探しているのです。

DXツールで業務効率化を進めることで、こうした顧客のニーズに応えられるため、集客率アップを目指せます。加えて、業務効率化による空き時間で精度の高い追客施策を打てるので、成約率のアップにもつながるでしょう。

集客率と成約率を同時に向上させられ、結果として会社全体の売上アップにも期待できるというのも、不動産会社が業務効率化を進めるメリットといえます。

不動産会社における業務フローの改善ポイント

業務フローを改善するには、どこが非効率なのかを正確に把握することが重要です。ここでは、不動産会社における業務フローの改善ポイントを7つ解説していきます。

物件管理・広告出稿

物件管理・広告出稿業務は、物件情報の登録、更新、物件ポータルサイトへの広告掲載など、多くの時間と手間を要します。アナログで工数がかかるため、従業員の残業時間増加にもつながりやすい業務です。

物件の取引データの収集機能がついた不動産管理ツールを導入すれば、過去の取引がデータベース化され、取引事例を確認する際、瞬時に表示できて便利です。

ツールによっては物件情報の登録・更新作業を自動化したり、複数のポータルサイトに物件情報を一括で掲載したりすることも可能になるので、従業員の負担を大幅に減らせるでしょう。

不動産会社にとって、顧客に魅力的な物件情報をスピーディーに提供することはとても大切です。ツールの導入によって情報の鮮度を保つと共に、顧客のニーズに迅速に対応できる体制を整えることは、顧客獲得や成約率の向上につながります。

書類作成

不動産業界の業務の中でも、従業員の負荷を増大させる大きな要因の一つとなっているのが、膨大な量の書類作成業務です。未だに紙で作業する文化が根強く残っているため、物件情報の作成、間取り図の作成など、従業員が手作業で行っているという会社も多いのではないでしょうか。

特に手間と時間を要するのが「帯替え」業務です。帯替えは、物件情報の帯を自社の情報に変更するだけのシンプルな作業ですが、紙を切って貼って1枚ずつ印刷するというのは地味に時間がかかります。案件が増えるほど帯替えの必要も生じるため、担当者の貴重な業務時間を奪うことになりかねません。

営業支援のDXツールを導入すれば、上記の物件情報や間取り図の作成、帯替えなどの業務を簡単に行えるようになります。中でもFacilo（ファシロ）は、面倒な帯替えをワンクリックで完了できるため、業務のスピードが大きくアップするでしょう。

顧客情報管理

顧客情報管理は、顧客との信頼関係を築き、成約率を高める上でとても大切な業務です。しかし、顧客情報をエクセルなどに手入力して管理していると、必要な情報にアクセスするのに時間がかかるだけでなく、入力ミスや誤消去などのヒューマンエラーにつながりかねません。また、情報漏えいのリスクも高まります。

顧客情報管理のDXツールを導入すれば、顧客からの問い合わせメールやWebサイトで入力してもらった個人情報を自動で登録したり、システム上で一元管理したりすることが可能。作業の効率化とヒューマンエラーの防止を図れます。

また、顧客とのやり取りを記録することで、顧客一人ひとりのニーズに合わせたきめ細やかな対応も取りやすくなるでしょう。

Facilo（ファシロ）なら、顧客がマイページを通して閲覧した物件の情報や好みを確認できる他、どの顧客にどの物件を紹介したのかも一元管理できます。社内での情報共有がスムーズになり、迅速かつ最適なタイミングでの物件提案ができるようになるでしょう。

オンライン・VR内見

コロナ禍の外出制限の中で注目を浴びたオンライン・VR内見は、インターネットを通して、顧客が自宅にいながら物件を内見できるサービスです。

通常の内見は、鍵の取り扱いが生じるため、どうしても従業員が現地で対応しなければなりません。日程調整や当日の移動時間なども含めると、かなりの業務負担になるのが実情です。

一方、オンライン・VR内見であれば、対面での顧客対応に割く時間を削減できます。顧客側もいちいち現地まで足を運ぶ必要がなくなり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

加えて、遠方に住む顧客や、忙しくてなかなか時間が取れない顧客など、これまでアプローチが難しかった層にも営業のチャンスが広がるかもしれません。

オンライン契約

2022年5月のデジタル社会形成基本法改正により、不動産の賃貸借契約や売買契約においても、当事者間の合意さえあれば電子契約が認められるようになりました。

電子契約システムを導入することで、本人確認書類の提出や契約書の作成・締結などのプロセスを、オンラインで完結できるようになります。郵送や来店でのやりとりによる時間・手間・コストを削減できるだけでなく、書類紛失のリスクを回避できるのもポイントです。

場所や時間に関係なくデータのやりとりが可能になるため、顧客満足度の向上にも一役買ってくれるでしょう。

チャットサービス

社内や顧客とのコミュニケーションツールとしてチャットサービスを導入することで、コミュニケーションが気軽に取れるようになり、業務効率化につながります。

顧客との例で見れば、担当者の不在時には他の従業員が返信することで、顧客対応が遅れてチャンスを逃すような事態を防ぐことができます。社内での情報共有をスムーズにできるようになれば、物件の契約状況や顧客とのやりとりなどの最新情報が共有されるようになり、担当者間での認識や情報タイミングのズレを防げるでしょう。

また、チャットサービスはメールに比べて、シンプルで簡単なメッセージを送りやすいため、顧客が疑問に思ったことや気になったことをすぐに質問できるのも魅力です。問題点や課題を短時間で解決できるので、契約手続きなどもスムーズに進みやすくなるでしょう。

追客・自動返信機能

DXツールによるシステムを導入すれば、インターネットを使った追客業務も強化できます。

例えば、顧客がWebサイトで資料請求した場合に、自動で返信メールを送信したり、顧客の行動履歴に基づいて最適なタイミングでメールマガジンを配信したりすることも可能です。顧客の行動するタイミングに合わせて対応できるため、より効果的な追客が行えます。

自動返信機能を利用すれば、これまでアプローチが難しかった潜在顧客に対して定期的に連絡でき、新たな顧客獲得につながります。顧客との接点を増やせるので、見込み顧客の育成にも効果的です。

さらに分析機能がついているシステムなら、蓄積したデータを抽出して、グラフや表でこれまでの傾向を可視化することも可能。追客効率をいっそう高められます。

業務効率化システム・ツールを選ぶ時のポイント

多くの業務効率化システム・ツールが存在する中で、自社にとって最適なものを選定するには、どのような点に気をつければいいのでしょうか。ここでは、業務効率化ツールを選ぶ際に重要なポイントを4つ解説します。

導入目的と用途を明確にする

「どの業務を効率化したいのか」「どのような課題を解決したいのか」といった自社のシステム導入の目的を明確にした上で、ニーズに合ったシステム・ツールを選ぶことが重要です。

目的が曖昧なまま導入してしまうと、「機能が多過ぎて使いこなせない」「使い始めるまでのハードルが高くて誰も使わない」「フルパッケージにしたものの、不要な機能にコストを無駄遣いしている」といった事態に陥ってしまう可能性も否定できません。

システム導入そのものが目的にならないよう、まずは実際にツールを使う従業員に丁寧なヒアリングを行い、システム導入の目的と使い方を明確にしてから、具体的な導入検討に入りましょう。

オンプレミス型とクラウド型のどちらがよいかを見極める

社内のIT環境を構築する際には、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。

・オンプレミス型：自社でサーバーやシステムを保有し、社内で構築・運用するタイプ
・クラウド型：インターネット経由で事業者が用意したサーバーやシステムを利用するタイプ

オンプレミス型は、自社のニーズに合わせてきめ細やかにシステムをカスタマイズできる点や、セキュリティレベルを高く保てる点などがメリットです。一方で、導入にかかるコストが高い、検討段階に時間がかかるので運用開始までのタイムラグが生じる、といったデメリットがあります。

​​それに対してクラウド型は、初期費用を低く抑えられる点や、導入後も事業者側で必要なメンテナンスやアップデートを提供してくれる点などがメリット。ただし、オンプレミス型に比べると、カスタマイズの自由度は劣ります。

それぞれ異なる特徴があるので、自社の予算や運用体制、導入目的・用途などに合わせて、適したタイプのシステムを選ぶことが大切です。

サポート体制をチェックする

業務効率化システム・ツールを導入したあと、円滑に運用していくためには、充実したサポート体制が不可欠です。

万が一、システムが正常に作動しないような事態になれば、業務に支障が出てしまいます。システムの操作方法に関する基本的な質問からトラブル発生時の問い合わせ、復旧活動に至るまで、迅速かつきめ細やかに対応してくれるシステム・ツールを選ぶようにしましょう。

操作性をチェックする

長らくアナログ業務が中心だった不動産業界では、ITスキルに自信がない従業員も多くいます。こうした人ほどデジタル化による業務改善効果が見込めるので、実際に使用する従業員がスムーズに使いこなせるよう、シンプルで直感的に使えるシステム・ツールを選ぶことも大切です。

いざ導入しても、従業員にとって使いにくいと定着せず、期待した効果を得られない可能性があります。無料トライアルを提供しているシステム・ツールもあるので、実際に操作性を確認した上で導入を判断するのもよいでしょう。

Facilo（ファシロ）を導入して不動産仲介業務の非効率さを解消しよう

顧客対応、物件情報管理、契約業務など、アナログで手間のかかる業務が多い不動産業界において、DXによる業務効率化は早急に対処すべき課題です。最新のテクノロジーを活用し、業務プロセスを改善することで、従業員の労働環境も改善できます。従業員の業務が効率化されれば、顧客満足度向上や企業の生産性アップにもつながるでしょう。

不動産会社向けのコミュニケーションクラウド「Facilo（ファシロ）」は、AIによる自動帯替えやクラウド上での顧客への連絡など、物件提案業務の効率化を強力にサポートします。顧客ログ機能を活用した分析・予測による効率的な物件提案で、見込み顧客の育成や成約率の向上も期待できます。

DXツールで業務効率化を実現したいと考えているなら、ぜひFacilo（ファシロ）の活用をご検討ください。