不動産会社向け営業ツールとは？顧客・物件管理に便利な機能や導入のコツを解説

不動産業界は営業に関する業務が多岐に渡り、事務作業などの日常業務が営業担当者の負担になっているケースが少なくありません。こうした不動産会社の業務の非効率さを解消するには、システムの力で業務効率化を実現する営業ツールの導入がおすすめです。

この記事では、不動産会社が営業ツールを導入するメリット、営業ツールの主な機能、導入時に押さえておくべきポイントなどを詳しく解説します。

不動産営業ツールとは？

不動産営業ツールとは、不動産業界で発生するさまざまな日常業務を効率化してくれるツールのことをいいます。

不動産会社の営業に関する日常業務は幅広く、賃貸仲介であれば、物件のオーナー・管理会社・入居者とのやりとり、空室情報管理、折り込み広告の作成、ポータルサイトの情報掲載とメンテナンス、内見対応、契約書の作成や重要事項説明、請求業務など、多種多様な業務が発生します。

不動産売買の仲介に関しても、同じように売主や購入希望者とのやりとり、広告の作成やポータルサイトへの情報掲載、顧客の物件探し、内見対応、引き渡し時の対応など、多くの業務をこなさなければなりません。

こうした一連の業務を効率化すると共に、リアルタイムでの情報更新や社内での情報共有などを進め、顧客満足度や売上の向上に貢献するのが不動産営業ツールです。

不動産会社が営業ツールを導入するメリット

不動産営業ツールを導入することによって、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。主な3つの項目について解説します。

業務効率が向上し労働環境を改善できる

物件情報や顧客情報をExcelなどで管理していると、アナログで情報管理を行わなければならず、担当者の業務量がかさんでしまいます。営業ツールによって、こうしたアナログ作業を自動化することにより、業務効率の改善が期待できるのは大きなメリットです。

具体的なアナログ作業として、物件資料の「帯替え」が挙げられます。物件資料の下部の帯を変更するだけの単純作業ですが、多くの物件を1つずつ手で処理するのは非常に労力がかかる作業です。営業ツールを導入すれば、無駄な時間を割いていた帯替えも一括で行えるようになり、業務時間を短縮できます。

業務効率のアップにより社員の業務時間を削減できれば、余計な残業がなくなり、働き方改革にもつながるでしょう。

顧客ニーズに対応でき業績アップにつながる

営業ツールによって、情報管理や営業に関する事務作業の時間を短縮できれば、その分の業務時間を顧客対応に充てられます。

管理物件・仲介物件でのトラブルや、物件の修繕・メンテナンスなど、クライアントの要望へスピーディに対応できるため、信頼の獲得やセールスの強化にもつながります。

また、物件探しに関する相談や問い合わせをオンラインで実施できるようにすれば、顧客がわざわざ店舗に足を運ばずに済みます。幅広い顧客ニーズに応えられるだけでなく、店舗以外の場所でも対応できるようにすれば、従業員の多様な働き方のサポートにもなるでしょう。

コスト削減とセキュリティ対策ができる

営業ツールを活用して書類をペーパーレス化することで、コピー用紙や印刷代などの経費を削減できます。さらに、業務効率化により残業時間を削減し、業務の自動化によって人員配置の最適化が可能となり、人件費の適正化にもつながる点は大きなメリットです。

営業ツールの導入とメンテナンスには費用がかかるものの、クラウド型ツールを導入すれば、初期費用を抑えた低コストでの運用が可能です。月額料金で利用できるため、予算管理もしやすくなるでしょう。

さらに、セキュリティ対策についても安心です。クラウド型サービスを提供する企業は最新のセキュリティ技術を採用しており、データの安全性を高い水準で維持しています。サーバーの監視やセキュリティアップデートもサービス提供会社が行うため、自社での管理負担が軽減されます。

不動産会社向け営業ツールの主な機能

不動産会社向けの営業ツールには、どのような機能があるのか見ていきましょう。

顧客管理（CRM）

不動産会社向け営業ツールの中でも、特に代表的な機能が顧客管理（CRM：Customer Relationship Management）です。

不動産会社向けのCRM機能は、単に顧客情報を管理するだけでなく、顧客との関係構築や業務全体の効率化を実現します。

CRMを導入することで、データベースに登録された基本情報、対応記録、問い合わせ内容などを分析し、顧客ごとに最適化されたサービスの提供が可能になります。

顧客情報と共に営業タスクも一元管理できるため、最適なタイミングで顧客ニーズに合わせた営業をかけることができます。その結果、顧客満足度と成約率の向上も期待できるでしょう。

メール自動送信・追客

不動産会社営業ツールのなかには、見込み客へのメール自動送信や追客の機能を備えたものもあります。

対応記録や問い合わせ内容などを細かく把握・分析できるため、顧客情報の精度を高められるのが大きな魅力です。見込み客のニーズをより正確に見極められるようになり、顧客一人ひとりの目的やニーズに対応したメールで、効率的にアプローチできるでしょう。

また、同じ顧客に複数の担当者が連絡してしまうことも防止でき、精度の高い追客にもつながります。

物件情報管理

賃貸物件の住所・間取り・アクセス・広さ・設備などの基本情報、修繕やリフォームの履歴や入居可否といった物件の状態も、営業ツールで一元的に管理することが可能です。

物件ごとの入居者の情報も紐づけて管理できるので、入居者からの問い合わせやクレームなどにも迅速に対応できるようになります。オーナーの基本情報もデータベースに登録しておけば、オーナーへのタイムリーな情報共有も可能。営業力を強化して、売上向上を実現できるでしょう。

不動産売買管理

不動産会社向けの営業ツールでは、賃貸管理だけでなく売買管理も可能です。賃貸物件と同じように、取引対象となる物件の住所や間取り、状態、価格、契約に関する事柄、売主に関する情報などを一元管理できます。

システム上で管理している物件情報を、広告や不動産ポータルサイトに横並びで展開したり、見込み客に送付したりすることも可能なので、情報のメンテナンスにかかる手間や時間の省力化にも効果があります。

契約書・請求書管理

物件情報・顧客情報と契約情報、請求に関する情報を連携しておけば、契約書や請求書を自動作成し、すぐに印刷することができます。顧客の氏名や賃料なども自動入力されるため、手入力でありがちなミス防止にもつながり、家賃やその他の請求も正確に行えるようになるでしょう。

加えて、未納や滞納にも気付きやすくなるため、問題発生時の対応がスピーディになり、安定した賃貸管理が実現できます。

不動産会社が営業ツールを導入するコツ

営業ツールを導入するにあたっては、機能が多ければ多いほどよいというわけではありません。無駄な機能が多いと使い勝手が悪くなり、ITスキルのない社員の利用が定着せず、せっかくコストをかけてツールを導入しても、旧来の非効率な業務体制に戻ってしまうおそれもあります。

大切なのは、営業ツールによって解決したい自社の課題を明確にし、導入目的をしっかり果たせる機能を実装するシステムを選ぶことです。

また、クラウド型は比較的初期費用が安くて済むとはいえ、その先のメンテナンスも含めて導入には一定のコストがかかります。導入に充てる予算も設定し、機能性・使い勝手と予算のバランスを踏まえて、最適な営業ツールを選びましょう。

営業ツールを導入して不動産取引を効率化しよう

不動産会社は、賃貸管理や売買物件の管理に大きな労力がかかります。営業ツールを導入して顧客管理、物件管理、契約業務・請求業務などを自動化すれば、業務効率化が実現し、顧客満足度の向上や業績アップにつながるでしょう。

不動産売買仲介における複雑なコミュニケーションを一元化する「Facilo（ファシロ）」を使えば、物件検索サイトでの物件情報取得から帯替えまでの準備作業を効率化できるだけでなく、顧客一人ひとりに向けた「お客様マイページ」で物件の一括提案も可能になります。

営業ツールの導入を考えている企業様は、業務効率化に加えて、これまでにないユーザー体験を提供できる「Facilo（ファシロ）」をぜひご検討ください。