不動産のデータベースってどんなもの？企業が導入できるシステムや活用方法について解説

情報技術の発展に伴って、あらゆる分野で取り扱う情報量が格段に増えています。そうした中、さまざまな業界で導入が進められているのが「データベース」です。もちろん、多くの顧客情報や物件情報などを取り扱う不動産業界も例外ではありません。

この記事では、データベースに関する基礎知識について解説し、不動産業界におけるデータベースの活用法、導入時に注意したいポイントも紹介します。

データベースとは？

そもそも「データベース」とはどのようなものなのでしょうか。データベースの基本情報と、不動産業界の代表的なデータベースである「レインズ」について解説します。

データベースは情報の集合体

データベースとは、決まったデータ構造に基づいて整理された、データの集合体のことを指します。コンピューターなどのハードウェアに電子保存されているケースもあれば、クラウドを利用してオンライン上に保存されている場合もあります。

データベース上にある大量のデータは、検索しやすいように決められた形式やルールのもと整理されており、所定の検索方法で絞り込めば、必要な情報へ簡単にアクセスすることが可能です。

取り扱う情報をデータベースで管理することにより、情報を活用したい時にかかる時間や手間を省けます。その結果、業務を効率化し、満足度の高いサービスが提供できるようになります。

不動産会社専用のデータベース「レインズ」

不動産業界に関係するデータベースとして、代表的なものが「レインズ（REINS）」です。レインズとは、国土交通大臣から指定を受けた全国4つの不動産指定流通機構が運営する、物件情報のコンピューターネットワークシステムのことを指します。

レインズは、取引額が高額になる不動産取引の公正化を目的としてつくられたものです。不動産売買において、売主と不動産仲介会社の間で専任媒介契約・専属専任媒介契約を締結した場合には、一定期間内のレインズへの登録と、売主に対する「登録証明書」の交付が義務付けられています。一般媒介契約に関しては登録義務はありませんが、売主の判断でレインズに登録されることがあり、不動産取引の一助となっています。

レインズは、日本全国の不動産会社が閲覧可能で、今や不動産取引のインフラと言っても過言ではないシステムです。膨大な数の物件が登録されているため、不動産業界の標準ツールとして、ほとんどの不動産会社が日々の業務で活用しています。

データベースは不動産会社も導入可能

レインズを筆頭に、業界全体で統一的に運用されるデータベースがある一方、不動産会社単体でデータベースを導入することもできます。

不動産データベースでできることに関しては次の章で詳しく解説しますが、物件情報や顧客情報、契約書・請求書の管理をデータベースで一元化すれば、業務の大幅な効率化が期待できます。これまで時間のかかっていた、データ入力や検索といった事務作業が効率化すると、サービス向上に時間を充てられるようになり、顧客満足度の向上につながるでしょう。

また、各データが共通の形式とルールのもとで一括管理されるようになるため、必要な情報を検索したり分類したりするのも容易になります。情報検索のスピードが上がれば、顧客の希望に沿った物件をより多く紹介できるようになるでしょう。

加えて、データベースを通じて社内での情報共有も図れるので、より効率的に顧客へアプローチすることも可能になり、成約率アップと会社の売上向上が期待できます。

不動産データベースでできること

不動産会社向けのデータベースを導入すると、どのようなことが実現できるのでしょうか。代表的な3つの項目を解説します。

物件管理

不動産会社向けのデータベースでは、自社の管理物件や仲介物件の情報を一元的に管理できます。登録できる情報としては、物件の住所・築年数・間取り・広さ・設備・賃料や価格といった基本情報の他、入居可否や修繕履歴といった物件の状態が挙げられます。

賃貸物件であれば、空室状況の把握や入居者の管理も一括して行えるため、常に最新の情報を確認しながら、迅速かつ正確な顧客対応が可能になります。売却物件も同様に管理できるため、売主や購入希望者とのタイムリーな情報共有が実現するでしょう。

これなら、既に入居者が決まっている部屋を誤って案内してしまう、というようなミスも防げます。

契約書・請求書管理

契約書の情報をデータベースに登録しておくことで、必要な時にいつでも契約書を作成できるようになります。賃貸物件の場合、上で紹介した物件情報と紐づけて、入居期間・家賃・敷金などの情報を設定しておけば、部屋や入居者の情報と契約に関する情報を一元管理できるでしょう。

さらに、家賃などの請求書の発行や管理も自動化され、どの入居者から入金があって、どの入居者が滞納しているのかも簡単に分かるようになります。滞納や未払いの管理がしやすくなり、請求業務の抜け漏れを防げるのもポイントです。

顧客情報・取引先管理

データベースを導入すれば、上記の入居者に関する情報だけでなく、仲介業務を依頼してきた売主や顧客、賃貸物件のオーナーなど、あらゆる顧客や取引先の情報を一元的に管理できます。

取引先や顧客から急ぎの問い合わせや対応要請があった場合でも、社内共有されたデータベースの情報を確認すれば、誰でも適切な対応が取りやすくなるでしょう。データ分析もしやすくなり、見込み客へのアプローチも効率化できます。

また、先ほど紹介したように入居者ごとの家賃集計や支払いの管理、契約更新の管理などの効率化も可能です。「情報管理と共有がしっかりできている会社」という印象を取引先や顧客に与えられれば、会社としての信頼度アップにもつながります。

不動産データベースを導入する時のチェックポイント

業務効率化など多くのメリットが期待できる不動産データベースですが、導入する際には確認しておくべきポイントが3つあります。

自社に合った機能が備わっているか

不動産データベースの機能を有するシステムを導入するだけで、自動的に業務の効率化や課題解決を果たせるわけではありません。導入にあたっては、まずはシステムによってクリアしたい課題を明確にすることが大切です。

物件情報を一元的に管理したい、顧客管理情報の入力や請求業務を省力化して接客に力を注ぎたい、インターネットを活用した新規サービスを加速させたいなど、会社によって抱える課題や導入目的は多岐に渡ります。不動産データベースと一口にいっても、製品によって特徴や強みが異なるため、自社に合った機能が備わったものを選ぶ必要があります。

例えば、情報の整理と検索性の向上が導入の目的なら、ひとまずデータベース化できれば十分でしょう。一方、契約業務や請求業務の自動化まで希望するなら、そうした業務連携が可能なシステムを選ばなければ、目的を達成することはできません。

ツールの操作性やサポート体制は十分か

そもそも不動産業界は、他の業界と比較してIT化が遅れをとってきた背景があります。契約書や申込書など、いまだに紙でのやりとりが多く、従業員もアナログ環境に慣れてしまっているでしょう。こうした状況で多機能なデータベースを導入したとしても、十分な準備やトレーニングする環境がなければ、使い方がよく分からず、旧態依然とした業務体制に戻ってしまうかもしれません。

データベースを導入する際は、システムの扱いに慣れていない営業担当者や契約・請求業務の担当者でも、直感的に利用できるような操作性の高いツールを選ぶようにしましょう。

仮に何か問題が発生した時でも、担当者がすぐに問い合わせて問題を解決できることも大切です。加えて、いつでも電話やオンライン上で対応してくれるなど、サポート体制が充実しているかどうかも、システム選定の大きなポイントになります。

クラウドかオンプレミスか

データベースを含む不動産業務支援システムの導入にあたっては「クラウド」と「オンプレミス」のどちらにするか、というのもポイントです。

オンプレミスとは、不動産会社が自社内にサーバーを設置し、購入したデータベースソフトウエアをインストールして運用する手法のことをいいます。自社内でデータを保管するため、業務プロセスやセキュリティポリシーを企業独自の要件に合わせて、細かくカスタマイズできる点がメリットです。

さらに、オンプレミス環境では、インターネット接続に依存せずにシステムを運用できるため、ネットワークのトラブルに左右されることなく、安定した運用が可能です。特に、業界規制やデータ主権に関する厳しい要件がある場合には、オンプレミスが適していることが多いです。

一方クラウドは、ソフトウエアをインストールすることなく、インターネット上のクラウドプラットフォームを利用してシステムを管理・運用する手法を指します。オンプレミスに比べてカスタマイズ性は劣るものの、どの端末からでもアクセスでき、バージョンアップによる法改正への迅速な対応や、自動バックアップによってデータ消失のリスクを防ぐことができる点が魅力です。

また、初期費用やランニングコストが安価なため、導入のハードルも低く、多くの企業が採用しています。

以前はオンプレミスが主流でしたが、最近はコストの安いクラウド型のシステムが急速に普及しています。

不動産データベースを活用して効率のよい不動産取引を実現しよう

顧客情報や物件情報など大量の情報を取り扱う不動産会社は、データベース導入により、業務効率化や顧客満足度向上の大きな効果が期待できます。データベースで顧客管理や物件管理、契約業務・請求業務を一元管理すれば、スムーズな不動産取引を実現できるでしょう。

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不動産データベースを活用して成長を目指すなら、ぜひ「Facilo（ファシロ）」の導入をご検討ください。