不動産取引で電子契約システムを導入するメリットとは？電子化できる書面の種類と導入時の注意点も

従来の不動産取引といえば、契約書や重要事項説明書などを全て紙ベースの書面でやり取りする必要がありました。しかし、2022年5月の宅地建物取引業法（宅建業法）の改正により、これらの不動産取引書面の電子化が全面的に解禁されました。

電子契約には便利な点が多くある一方、利用にあたって理解しておくべき法律や導入時の注意点もあります。

この記事では、不動産取引で電子契約システムを導入するメリットや、導入時に気をつけるべきポイントを解説します。電子契約と組み合わせることで、業務の効率化や顧客満足度向上につなげられるサービス「Facilo」の概要も紹介しますので、ぜひ最後までご一読ください。

電子契約とは？

大前提として、契約行為は口頭で交わされたものであっても成立するものとされています。しかし、口約束では後のトラブルの要因になりかねないため、不動産取引では契約書を作成して当事者が記名押印を行い、お互いの合意のもとで締結したことを証明します。

電子契約とは、従来紙ベースだった契約書を電子データ化しておこなう契約行為のことを指します。紙の契約書とは異なり、電子契約では押印ができないため、代わりに電子署名を利用するのが特徴です。法的拘束力という意味では、紙の契約書も電子契約による契約書も同じ効力を持ちます。

2022年5月より不動産取引書面の電子化が可能に

不動産取引では契約書や重要事項説明書など、紙ベースでやり取りしなければならない書類が多く、電子化が遅れている側面がありました。一部の書類で電子化が認められていなかったため、認められているものも含めて、結局全ての契約行為が紙ベースでおこなわれる傾向が強かったのです。

そのような状況を打開すべく宅建業法が改正され、2022年5月から不動産取引書面の電子化が認められるようになりました。

背景にあったのが、2021年に成立した「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律（デジタル社会形成整備法）」です。同法の中に宅建業法の改正に関する条項も盛り込まれ、不動産取引においても本格的な電子化が実現することとなりました。

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不動産取引で電子契約が可能な書類

不動産取引において、電子契約が認められている書類にはどのようなものがあるのでしょうか。電子契約が可能とされている書類を具体的にご紹介します。

媒介契約書

媒介契約書とは、不動産の売主・買主が仲介業務を依頼する際、不動産会社との間で交わす契約書のことです。以前は当事者間で紙ベースの契約書を取り交わしていましたが、現在では電子契約が可能となっています。

売主・買主と不動産会社の間で締結する媒介契約には、大きく「一般媒介契約」「専任媒介契約」「専属専任媒介契約」の3種類があります。一般媒介契約では同時に複数社へ媒介業務を依頼できるのに対し、専任媒介契約・専属専任媒介契約では1社だけにしか媒介業務を依頼できません。

媒介契約書に記載する内容は、紙と電子による違いはないため、従来の運用を変えずに、交付方法のみ電子契約に切り替えることが可能です。媒介契約書の雛形は国土交通省が公開しており、この雛形に基づいて契約書を作成するのが一般的です。

指定流通機構の登録証明書

依頼主と媒介契約を締結した不動産会社は、仲介の依頼を受けた物件の情報を指定流通機構（レインズ）に登録します。物件登録完了により、レインズから交付される登録証明書も電子化が可能です。

先ほど紹介した3種類の媒介契約のうち、専任媒介契約・専属専任媒介契約を締結した不動産会社に対しては、所定の期間内にレインズへ登録すること、登録後に売主へ証明書を交付することが義務付けられています。

一般媒介契約に関しては義務こそないものの、早期売却の可能性を広げるためにも登録するのが望ましいです。そのため、一般媒介契約の場合もレインズに登録してもらい、登録証明書を受け取ることをおすすめします。

重要事項説明書

電子化が可能となった書面の中で、売買契約書と並んで重要度が高いのが重要事項説明書です。

重要事項説明書は、宅地建物取引士（宅建士）が買主もしくは借主に対して、物件に関する重要事項を説明する際に用いる書類のことを指します。重要事項説明書には、物件状況や権利関係、取引条件、地区・地域に関する情報などが記載されており、従来は宅建士が紙の重要事項説明書に記名・押印した上で、買主もしくは借主に対して発行していました。

売買取引における重要事項説明のオンライン化（IT重説）は、2021年3月に既に解禁されていましたが、2022年5月の宅建業法の改正により、重要事項説明書への宅建士の押印が不要とされています。なおも記名は必要ですが、記名（自筆である必要はない）はデータでも可能なため、重要事項説明に関する手続きが全てオンライン上で完結できるようになりました。

売買契約書

物件売買に際して、売主・買主間で締結する売買契約書も電子化が可能となっています。

先述のように、契約行為そのものは口約束でも成立するものです。しかし、不動産取引に関しては扱う商品が高額なことから、不動産会社が仲介する場合には、宅建業法に基づいて契約書の発行が義務付けられています。

紙ベースの契約書の場合、売主・買主双方が記名押印して初めて効力を発揮します。一方、電子契約では双方の押印を省略することができますが、電子署名やタイムスタンプなど、書面が故意に改ざんされていないことを証明できる電子技術の導入が欠かせません。

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不動産取引に電子契約を取り入れるメリット

不動産取引に電子契約を取り入れることで、5つのメリットが得られます。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

業務効率化につながる

紙ベースで売買契約書や重要事項説明書を作成する場合、印刷・製本を行わなければなりません。書面を郵送でやり取りするケースでは、お互いに郵送する手間が生じます。また、重要事項説明や契約業務を対面で行うとなれば、買主と不動産会社の間でスケジュールを調整し、わざわざ現地まで足を運ぶ必要もあるでしょう。

いずれかの当事者が遠方にいるケースでは、さらに手間がかかります。書面内に記載ミスや変更点が見つかれば、変更したものを再度印刷・製本してやり直すことになり、膨大な労力がかかる可能性があります。

電子契約ならこうした手間は一切不要になります。全ての手続きがオンライン上で完結するため、当事者が自分の都合のいいタイミングや場所で内容を確認・記名すれば契約が完了します。変更点があった場合でも、変更後のデータを電子メールなどで共有し直すだけでよく、契約業務の大幅な効率化が可能です。

契約締結までの期間を短縮できる

上でも紹介したように、紙の契約書の場合、作成した書類一式を相手へ郵送する必要があります。不動産取引においては売主・買主に加え、仲介をおこなった不動産会社、重要事項説明をおこなった宅建士などの記名押印も必要であり、関係者それぞれの元へ書類を送付しなければなりません。

不動産会社の担当者が各関係者の元を直接訪問したり、郵送でやり取りしたりしながら記名押印を集めていくため、契約締結までに相当な時間を要してしまいます。書面を送付した相手がなかなか返送してくれないなど、手続きに手間取るようなことがあれば、さらに時間がかかってしまうでしょう。

これに対し、電子契約ならオンラインで手続きを進められるため、完成した書面をその場で当事者に共有することができます。関係者もチェックをしてすぐ戻せるので、契約締結までにかかる期間を大きく短縮可能です。

コストを削減できる

コスト削減につながるのも電子契約のメリットです。

紙でやり取りする場合、書面の郵送に費用がかかる他、契約業務や重要事項説明を対面で行うには人件費や交通費もかかります。

また、不動産の譲渡や売買に関する契約書、土地の賃借権に関する契約書、建築の請負に関する契約書の締結にあたっては、印紙貼付により印紙税を納付しなければなりません。2027年3月末までに作成される契約書に関しては軽減措置が適用されますが、不動産は取り扱い金額が大きいため、コスト負担は決して小さくありません。

国税庁「不動産売買契約書の印紙税の軽減措置」

一方電子契約では、対面業務による人件費や交通費、書類送付にかかる郵送代が不要な上、印紙税の対象にもなりません。

書類の保管場所が不要・検索性が向上する

押印まで完了した契約書類一式の原本は、一定期間保管しておかなければならないと定められています。契約件数が増えるほど保管書類も膨大になるため、事務所の一角に保管場所を設けたり、場合によっては別に書類保管用のスペースを借りたりする必要が出てきます。

電子契約なら物理的な保管場所を準備する必要がなく、スペースの節約やオフィス賃料の削減が可能です。加えて、検索性の観点で優れているのも電子契約の特徴です。ファイル名やタグ、保存場所を工夫することで、過去事例や類似事例を効率的に探せるようになります。

消費者ニーズに対応できる

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社と株式会社いい生活が実施したアンケート調査によると、不動産契約をオンラインで行いたいと回答した人は8割以上にのぼっています。

契約書のやり取りに関しても、「紙のほうが良い」と答えた人が31.8％だったのに対し、「データのほうが良い」と回答する人は43.6％で、契約書のデータ化を希望する人の方が10pt以上も多い結果となりました。

この調査結果からも、物件の内見や重要事項説明をオンラインで行いたい、契約もオンラインで完結させたいといった消費者ニーズが高まっていることは明らかです。不動産取引に電子契約を取り入れることで、こうした消費者のニーズに対応できるでしょう。

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不動産取引での電子契約導入時に注意すべき法律

不動産取引で電子契約を導入する際には、「電子署名法」と「電子帳簿保存法」の2つの法律に注意する必要があります。

電子署名法

「電子署名法」では、法的に有効な「電子署名」について定義しています。

電子署名は、紙ベースの契約書における自署や押印に代わるものであるため、当事者本人による署名であることが確実に証明できなければ十分な役割を果たせません。つまり、電子署名法に沿った電子署名を用いなければ、締結した電子契約は有効なものとして認められないということです。

不動産会社が電子契約のシステムを導入する際は、電子署名法を満たしていて、法的に有効な電子契約ができるシステムを選ぶことが重要です。具体的には、国に認定された企業の提供するシステムを導入するのが安全でしょう。

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」では、電子契約で締結した契約書などのデータを保管する際の要件について定めています。電子契約書は、紙の契約書のように物理的な形ではなく、電子データで大切に保管しておかなければなりません。

2023年12月末までは猶予期間とされ、電子契約であっても印刷して紙媒体で保存することも認められていました。しかし、2024年1月以降の電子契約に関しては、電子データでの保存が必須となっています。

特に、電子契約にタイムスタンプ機能が付与されているかどうか、求められた時にすぐデータを出力・表示できるかどうかが重要です。

不動産取引に関して電子契約システムを導入する際は、電子帳簿保存法の規定に沿ったものを選びましょう。

不動産取引に電子契約を取り入れる際の注意点

不動産取引で電子契約を取り入れる際には、上記で解説した2つの法律の他にも注意すべき点があります。

十分にセキュリティ対策をおこなう

電子契約に関するデータは全てデジタルツールでやり取りされるため、当然のことながらデータ漏えいや改ざんのリスクがあります。コンピューターウイルスへの感染やサイバー攻撃、データの入ったUSBメモリの紛失など、重要情報が外部へ流出する危険は常にあると認識しておくことが重要です。

重大なトラブルを避けるためにも、電子ファイルに関するセキュリティ対策を徹底しましょう。

また、どれだけシステムのセキュリティを強固にしても、従業員が重要性を十分に理解していなければ抜け穴ができてしまいます。システムの対策と並行して、セキュリティに関する従業員教育もしっかり行いましょう。

あらかじめ取引先の理解を得る

契約行為は相手がいて初めて成立するものであり、相手の同意を得なければ契約を締結できません。とりわけ不動産取引では、売主・買主（貸主・借主）以外にも、仲介を行う不動産会社、重要事項説明を行う宅建士など、関係者が多岐にわたります。

仮に自社で電子契約を導入したとしても、誰か1人でも「電子契約ではなく紙の契約書で締結したい」という取引先がいれば、従来どおり紙ベースでの対応を余儀なくされるでしょう。

不動産取引を電子契約で行いたいのであれば、あらかじめ関係する取引先全員にその旨を説明し、理解を得ておく必要があります。電子契約によるメリットを伝えるのはもちろんですが、何より大切なのは電子契約に関する不安を解消することです。

取引先の理解を得るためにも、各種法律に対応したシステムの導入、セキュリティの強化を進め、安全性の高い電子契約を実現しましょう。

電子署名の当事者を明確にする仕組みをつくる

電子契約は対面での契約とは異なり、相手先と直接顔を合わせることがありません。電子署名で改ざんのリスクを低減しているとはいえ、なりすまし契約のリスクは常に付いて回ります。

万が一、なりすましによって反社会的勢力や犯罪組織の収益源、あるいはマネーロンダリングの手段として用いられれば、企業の社会的信頼を失う事態になりかねません。

なりすましのリスクを減らすためには、信頼性の高い電子契約システムを導入し、電子署名の当事者を明確にする仕組みをつくることが重要です。電子契約であっても本人確認を決しておろそかにせず、氏名や生年月日はもちろんのこと、取引目的や事業内容なども忘れずに確認しましょう。

企業全体で業務フローの見直しをおこなう

電子契約を導入するには、電子契約システムや新たな設備、連携する他のシステムも準備する必要があります。契約業務と一口にいっても、不動産会社によって業務フローが異なるため、場合によっては、電子契約の導入に際して業務フローを見直さなければならないかもしれません。

電子契約導入によって業務がどのように変わるのか想定し、フローの変更が必要であれば、あらかじめ規定の見直しや従業員への周知を行いましょう。

より業務を効率化したいのであれば、契約の電子化と合わせ、物件提案や内見もオンラインで完結できるシステムを導入するのもおすすめです。全てをオンラインで完結できるようにすれば、顧客満足度の向上にもつながります。

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電子契約を取り入れて効率的な不動産取引を

電子化が遅れているといわれてきた不動産取引ですが、法改正を受けて電子契約が広がりを見せています。電子契約を導入することで、紙の契約書による取引に比べて契約業務をスムーズに進められるでしょう。さらに、オンラインでの契約締結を望む顧客のニーズに対応でき、顧客満足度向上も期待されます。

電子契約を取り入れる際は、ぜひ「Facilo」の導入も併せてご検討ください。Faciloを導入すれば、クラウドやAIを活用した最新テクノロジーにより、顧客管理や顧客コミュニケーションの大幅な効率化が可能になります。