不動産管理システムの選び方｜メリットやデメリット・比較ポイントを紹介

不動産仲介や賃貸管理の業務内容は多岐にわたります。手作業で顧客情報や取引記録を管理している場合、人為的なミスを防げないケースもあるでしょう。

不動産管理システムを利用することで、賃貸、売買仲介、マンション管理などさまざまな業務を効率化し、確実に進めることが可能です。ミスやトラブルを防止し、社内外のコミュニケーションを改善することで、顧客満足度の向上にもつながります。

本記事では不動産管理システムの概要やメリット・デメリット、対応可能な業務内容、予算、導入方法について解説していきます。現在の管理体制を変えたいと考えている人や、人手不足による業務のシステム化を検討している人はぜひ参考にしてください。

不動産管理システムとは

不動産管理システムは、不動産業務に必要な情報を一元化し、専用のシステム環境で管理するサービスです。システムを導入していない場合はExcelや紙の台帳で不動産管理をするケースが多いですが、入力ミスが起きやすい上に複数人での同時作業ができず、非効率的でした。

不動産管理システムを使用することで、情報を効率的に管理し、多くの作業を自動化できます。契約締結や入出金管理のような重要業務においても誤記や対応漏れを防げ、誤操作によるデータ紛失リスクも低減できます。

手作業でデータを管理している場合、担当者が不在の時はデータにアクセスできないなどの事態に陥ることもありますが、不動産管理システムであれば複数人が同じデータにアクセスすることが可能です。不動産管理システムを導入することで、不動産業務全般を円滑に行えます。

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不動産管理システムの主な機能

不動産管理システムが対応する業務は幅広く、賃貸管理、売買仲介、マンション管理などの業務を効率化する、さまざまな機能を備えています。

以下に代表的な機能を紹介していきますので、自社の業務に対応する機能があるか確認してみてください。

賃貸管理

賃貸管理業者向けの不動産管理システムには、管理業務に関する幅広い機能が備わっています。自社管理物件の築年や間取りなどの情報を管理し、入居者募集時のポータルサイトやレインズへの登録、チラシ作成を自動化する機能があります。

入居後は家賃の管理業務を行うことができ、契約内容を随時呼び出して参照することも可能です。また、滞納や支払い状況の追跡も行えます。

他にも、賃貸借契約書、重要事項説明書、更新・解約時など各種書類の自動生成も可能です。製品によっては間取り作成機能を備えており、別途間取りソフトを用意する必要もなくなるでしょう。

売買管理

戸建て住宅や分譲マンションなど、売買物件についての情報管理・サポートを行う機能です。賃貸管理と同じく、物件情報や媒介契約に関する情報を登録し、情報をもとに業務を効率よく進められます。

価格査定書や売買契約書、重要事項説明書、諸費用計算書の自動作成はもちろん、媒介契約更新時期のリマインド、売主への報告業務・分析など、幅広い機能を備えている点もメリットです。

自社買取再販物件の管理を行えるシステムもあり、リフォームの工程管理から各種帳票類の作成、契約書類の出力までを幅広くカバーします。いずれの場合も、物件仕入れ時の査定業務から契約完了までをトータルで効率化できます。

仲介業務管理

不動産管理システムを利用すると、賃貸、売買共に仲介業務を効率化することが可能です。ポータルサイトなどに登録された他社物件情報を取り込み、帯替えや販売図面の作成を自動的に行い、業者間流通を効率化できます。一方で、自社媒介物件を各種ポータルサイトに登録し、広告更新を管理することも可能です。

製品によっては顧客専用の「マイページ」を提供し、顧客の行動を分析した上で、クロージングにつながる重要な提案を行ってくれるものもあります。メールや公式SNSでやりとりしていた時には見えなかったユーザーの閲覧行動も確認でき、本当に必要とされる物件の提案が可能になるでしょう。

仲介業務における情報を一元管理することで、自社の成約件数や店舗ごとの営業成績をリアルタイムで把握でき、自社の経営を改善することにもつながります。

物件情報管理

物件情報管理は、扱う物件の詳細な情報を管理するサポート機能のことです。賃貸管理業務において、管理物件数が多くなるほど紙で管理することが困難になります。不動産管理システムを利用することで、手作業に比べて詳細な情報を効率的に管理できるようになるでしょう。

物件ごとの入退去管理や入居者ごとの情報も管理でき、修繕履歴やクレーム対応履歴を社内で共有することが可能です。結果的に物件オーナーや入居者からの問い合わせ、要望に対して迅速に対応でき、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

製品によっては自社物件情報を業者間流通プラットフォームに登録し、リーシング業務を効率化する機能や、家賃保証サービスと連携する機能を備えています。

マンション管理

不動産仲介や賃貸管理と兼業されることも多いマンション管理についても、専用のマンション管理システムが存在します。どのサービスも区分所有法やマンション管理適正化法などに対応し、マンション管理に必要とされる各種機能を搭載しています。

複雑なフロント業務をサポートし、管理組合の会計を自動化する他、長期修繕計画から自社の収支管理までを幅広くカバーするのが一般的です。面倒な理事会の資料作成や議事録作成をサポートできる製品もあります。

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不動産管理システムの種類

不動産管理システムは、自社サーバーで運用する「オンプレミス型」と、開発会社のサーバーで運用してもらう「クラウド型」に大別されます。

個々の製品によって初期費用や導入の難易度、導入に必要な期間などは異なりますが、2種類の特徴について以下で解説していきます。

オンプレミス型

オンプレミス（On-premises）とは自社内のサーバーにシステムやデータを保管する形態です。一般的に自社専用のシステムをゼロから開発することになりますが、パッケージソフトも存在します。

オンプレミス型のシステムはセキュリティ面で有利とされる他、自社の要件に合わせてカスタマイズでき、業務との親和性を高められる点がメリットです。また、必要に応じて柔軟に機能を拡張することも可能です。

一方でサーバーの構築やシステムの開発が必要となるため、初期費用が高額になりやすい点がデメリットですが、システムの規模によってはコストを抑えられる場合もあるでしょう。

クラウド型

クラウド型不動産管理システムはインターネット上のクラウドを使って運用されており、各種情報をクラウド上に保存・管理します。

インターネットに接続できる環境さえあれば、場所を選ばずシステムにアクセスできるのが大きな特徴です。

自社サーバーが不要なため、初期費用を抑えられて導入までの期間が短く済む他、システムのスケーラビリティも高く、必要に応じて柔軟に拡張できます。

一方で、クラウド利用にはセキュリティ面での懸念がありますが、サービス提供元の各社が慎重に対策をたてています。

不動産管理システムの導入コストの相場

不動産管理システムの導入には、初期費用とランニングコストがかかります。初期費用はシステムの導入と設定に必要な予算で、ランニングコストは維持管理やサポートにかかる費用です。以下では初期費用とランニングコスト、それぞれの費用相場を紹介します。

初期費用

初期費用はソフトウエアの購入費用やサーバーの導入費用などを指し、いくらくらいかかるかは製品ごとに大きく異なります。

特に、オンプレミス型の初期費用は、規模により15万～500万円程度と幅があります。システムによってサーバーに要求されるスペックが異なることや、パッケージソフトをベースにするか、ゼロからスクラッチ開発するかなどにより、変動要因が大きいことが理由です。

一方、クラウド型の場合も5万～50万円程度とさまざまです。アカウント数や対応店舗数、機能の豊富さなどによっても予算が変わります。

ランニングコスト

先述の通り、ランニングコストはシステムの維持管理やサポートにかかる費用のことです。オンプレミス型の場合は小規模なシステムであればあまり費用がかからない反面、大規模なものになると専任の担当者を用意する必要もあり、人件費を含めて大きなコストがかかることがあります。

クラウド型の場合は、月額2万～5万円程度の事例が大半ですが、なかには数十万円というサービスもあります。どのサービスのどのプランを選ぶかによって予算が大きく異なるため、事前に問い合わせて確認しておく必要があるでしょう。

不動産管理システム導入のメリット

不動産管理システムの導入により、業務の効率化や顧客満足度の向上、ミス防止、適切な法令対応、セキュリティ対策など、多くのメリットが得られます。不動産業務の質が向上し、よりよいサービス提供が可能になるでしょう。以下に、具体的なメリットを解説していきます。

業務の効率化ができる

不動産管理システムを導入すると、物件管理データや顧客データ、対応履歴などを一元管理でき、業務の効率化を図れます。データの出力や業者間の流通、営業実績の把握なども効果的に行えるようになり、作業時間を短縮することが可能です。

効率化によって生まれたリソースを、追客や新規開拓、物上げなど収益に直結する業務に振り分けられ、より有益な業務に大きな比重を割けるようになるでしょう。

顧客満足度・成約率の向上

先述の通り、情報管理をスムーズかつ的確に行うことで業務の効率化を図ることが可能です。加えて、システムによっては顧客ごとのマイページを作成し、フロント担当者との連絡や資料・書類のダウンロードを行ってもらうこともできます。

また、顧客が資料を閲覧したかどうかを把握し、その顧客が興味を持っている情報を分析することで、最適な物件提案をサポートしてくれます。実務経験に基づいて行っていた顧客分析や営業フォローをシステムがサポートし、効果的な戦略を立てられるのは大きな利点です。

ポータルサイトに掲載している広告の反響を分析し、最適な写真やキャッチコピーに変更したり、掲載先の変更や追加も可能です。一元管理したデータを元に一歩進んだ戦略を立て、顧客満足度や成約率の向上を実現できるでしょう。

ミス・トラブルの防止

管理戸数や仲介物件数が増えれば増えるほど、情報の抜け漏れや台帳間の転記ミスが発生しやすくなります。単純な入力ミスや変換ミスが発生するリスクも増大し、大きなトラブルの原因になりかねません。打ち損じや入力漏れなどのミスは、不動産管理システムを導入することで、大幅に低減することが可能です。

不動産管理システムは契約書や重要事項説明書、申込書の作成をサポートできる他、契約時期やポータルサイトに掲載した広告の更新時期、適切な追客タイミングのリマインドなどを行います。なかには、作成した広告が公正取引委員会の規約に抵触しないかをチェックしてくれる製品もあります。

正確な資料を作成することで、誤った情報を顧客に伝えるリスクが減少し、顧客からの信頼度も高くなるでしょう。

過去の対応履歴が記録できる

顧客や管理物件ごとに過去の対応履歴を蓄積できるため、1つの業務に対して「過去にどのような対応をしてきたか」がいつでも振り返って確認できます。

手作業に比べて検索性が高まり、データの抜け漏れがなくなる点が魅力です。過去の記録を確認することで業務内容の改善が図れる他、担当を引き継ぐ際の手間もかかりません。仲介業務や管理業務の過去記録を、重要なデータベースとしても活用できます。

過去の情報を今後の経営戦略に生かすことで、企業の成長そのものを促進できるでしょう。

法律・税制に合わせて機能の拡張・発展が可能

近年、民法や宅地建物取引業法、不動産登記法、税法などの関連法規が頻繁に改定されています。手作業で常に最新の法令に対応した書類を作成することも可能ですが、管理物件数や媒介契約件数が増えると、効率が低下してしまいます。

不動産管理システムでは随時法令の改定に合わせた変更が適切に行われるケースが多く、手作業に比べて効率よく、正確に業務を遂行できるでしょう。

セキュリティ対策になる

不動産業界では高額な商品を取り扱い、多くの個人情報を管理しているため、セキュリティ対策が重要です。しかし、紙の台帳で管理している場合は簡単に持ち出したりコピーしたりでき、セキュリティ面が懸念されます。

不動産管理システムを利用することで、顧客情報や取引台帳を適切に管理し、不正な転送やコピーを防止することが可能です。

宅建業者には業法によって守秘義務も課されているため、セキュリティの強固なシステムを利用することには大きなメリットがあります。

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不動産管理システム導入のデメリット

不動産管理システムの導入によって、上述のようなさまざまなメリットを享受できます。しかし、一定のコストや時間がかかるなど、デメリットも考えられます。

導入を検討する際には公式サイトを確認する他、詳細な資料をダウンロードして検討してください。事前にデメリットを把握しておけば、対策をとりやすくなるでしょう。

システム化に抵抗を感じることがある

不動産業界では長年アナログな方法で業務を行ってきた経緯もあり、新しいシステムの導入に抵抗を感じることがあるかもしれません。心理的なハードルだけでなく、実際の業務内容も大きく変わるため、思うように業務が進まず不安になる従業員が出てくる可能性があります。

導入前には、システムに関する研修やサポートを検討してみてください。あらかじめ従業員から理解を得ておき、積極的に利用してもらうことが理想です。

システムに慣れるまで作業効率が下がる可能性がある

不動産管理システムに慣れるまでの間は、作業効率が下がる可能性があります。特に多機能なサービスであれば、機能を把握するだけでも一定の時間が必要になるでしょう。

新しいサービスを繁忙期に導入すると、慣れないシステムで大量の仕事を処理しなければならず、かえって業務効率が低下する可能性があります。

導入後のトラブルを防ぐには事前にシステム内容を把握し、導入の際はできるだけ余裕のある時期に実施するのがよいでしょう。

導入コストがかかる

不動産管理システムの導入にはコストがかかるため、本当に自社が必要とする機能を実現できるのかを精査する必要があります。

また、初期費用や月額料金など、予算に見合ったシステムを選ぶことが大切です。自社に必要な機能を適切なコストで提供してくれているかを精査しないと、コストをかけて導入したサービスがうまく機能しない可能性もあります。

あらかじめ予算を決めておき、費用対効果が得られるのかを確認するようにしましょう。

不動産管理システムの比較ポイント

不動産管理システムを導入する際は、自社に必要な機能を搭載し、求める機能を適切なコストで実現できる製品を選ぶ必要があります。それぞれの製品を比較するに当たって、以下のような点に注意してください。

機能性

不動産業の業務内容が幅広いことに合わせて、不動産管理システムの機能も充実しています。製品ごとに内容が異なり、使わない機能が多いと効率が落ちる他、使いたい機能がないと導入するメリットが薄れてしまいます。

オンプレミス型の場合は自社に合わせてカスタマイズすることが前提ですが、クラウド型のサービスではカスタマイズ性が高く、後々機能が必要になった場合にも対応できる製品が理想です。自社の求める機能が備わっている、業務内容に適したものを見つけるようにしましょう。

操作性

操作性のよいシステムを選ぶことで、全体の作業効率が向上します。パソコンの操作に不慣れな人でも直感的に操作可能かどうか、必要な情報が一目で確認できるか、アクセスしやすいかなどを事前に資料やデモサイト・動画などで確認しておくと安心です。

また、スマホやタブレットでも利用したい場合は、実際に使用するデバイスで確認しておくとよいでしょう。コンピューターの操作に自信がない人でも操作しやすいかどうかや、インターフェースの洗練度も確認しておきたいポイントです。

アップデートの頻度

近年では、関連法令の改正が年間数回に及ぶことがあります。そのため、定期的にシステムのアップデートが行われるかどうかも重要な項目です。

そもそもアップデートが少なく、適切に改訂されないサービスは、運営を継続できずに終了してしまうこともあります。

どれくらいの頻度でアップデートが行われているのか、各不動産管理システムの公式サイトで確認しておきましょう。

インボイス制度の対応の有無

2023年10月にインボイス制度が開始され、課税事業者の場合は正しい適格請求書の運用が必須となっています。

不動産管理システムを選ぶ際も、インボイス制度に対応しているかどうかは確認しておきたいポイントです。適切な不動産管理システムを利用することで、登録ミスや対応漏れを防ぐことができます。

後述するように会計ソフトと連携できる製品であれば、インボイス関連の入力ミスやトラブルも防げるでしょう。

既存システムとの連携の有無

既存で使用している基幹システムがある場合、そのシステムと新たに採用する不動産管理システムが連携できれば、大幅な業務効率の向上が見込めます。

例えば会計システムとデータを連携することで、入金や送金の確認、仕訳伝票の作成などの自動化が可能です。前述の通りインボイス制度が導入されたことで、既存システムとの連携の必要性はさらに高まっています。

作業効率アップの他ミスの軽減にもつながり、経理の知識がなくても正しい仕訳や記帳ができるため、属人性の解消にも役立つでしょう。

サポート体制

システムエラーが発生した時やメンテナンスが必要な時に、どのようなサポートを受けられるかも押さえておきたいポイントです。特にシステム導入直後は使い方が分からず、業務が滞ることもあるでしょう。

気軽に相談できる体制が整っているか、スムーズに支援を受けられる窓口があるかどうかを確認しておくと安心です。チャット対応や電話などのリモートサポートが行われているものもあるので、期待に沿ったサポートが受けられそうかを事前にチェックしておきましょう。

コスト

導入費用やランニングコストの負担は避けられません。どのタイミングで何をした時にコストが発生するか、長期的な運用によりランニングコストがどのくらいかかるのかを考えておくことが大切です。

システムの種類によってもコストは異なりますし、必要な要件によってもコストが変わります。予算に応じてシステムの種類を選ぶようにしましょう。

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不動産管理システムの選び方

不動産管理システムはさまざまな製品が提供されているため、自社に合ったものを選ぶ必要があります。また、製品を選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

自社の運用に合わせた管理形態を選ぶ

オンプレミス型とクラウド型の2種類から、自社の運用方法に合わせて選択しましょう。オンプレミス型は、データのセキュリティを重視する会社や長期的な視点でシステムを運用し、コストを分散させることを目指す企業に向いています。

一方で、クラウド型は小規模な企業やスタートアップ企業にも適しており、会社の成長に合わせて契約プランをステップアップさせていくといった使い方ができます。大規模な企業での運用もでき、設備投資の必要がないことから2種類の中ではクラウド型が主流です。

不動産管理システムにはさまざまな製品があり、売買仲介や賃貸管理など、得意とする業務内容が異なります。自社が必要とする機能を搭載しているかどうかを検討するために、資料をダウンロードして精査しておくとよいでしょう。

導入実績が豊富なシステムを選ぶ

導入実績が豊富なシステムほどさまざまな改善が施され、完成度の高いシステムとなっている傾向があります。製品を選ぶ際は、導入実績や導入事例にも注目してください。

各不動産会社の導入事例を確認することで、システム導入前の課題や解決方法を知り、運用のイメージをつかみやすくなります。競合他社がどのような課題を解決できたかは、導入可否の判断にも役立ちます。

Web上で具体的な導入事例を公開しているサービスを選び、運用イメージを確認しておくのがよいでしょう。

不動産管理システムは自社に合ったものを選び企業発展に備えよう

不動産管理システムは、業務の効率化や顧客満足度向上など、多くのメリットをもたらします。現在、手作業の多かった不動産業界にようやくDXの波が押し寄せており、乗り遅れることなく対応していきたいタイミングにさしかかっています。

クラウド型ツールのFacilo（ファシロ）は、売買仲介業務の事務作業や顧客とのコミュニケーションを、ブラウザ上で集約できるシステムです。

またFacilo（ファシロ）では、顧客に提案する物件の選択からメール作成までを自動化するだけでなく、「物件購入の本気度が高い顧客は誰か」「ユーザーごとに提案すべき物件は何か」を可視化できます。

まずは資料をダウンロードしてみて、自社のパフォーマンス向上につながるかどうか、ぜひご自身で確かめてみてください。