【例文テンプレート付】追客メールの返信率をあげるポイントやノウハウを解説

「問い合わせや来店後にお礼メールを送っても、返信がない」
「どのタイミングで、何を送れば返信率が上がるかわからない」
「追客メールの作成に時間がかかり、他の業務がおろそかになる」

不動産営業担当者の多くが、こうした悩みを抱えています。

不動産業界では、追客メールが顧客との接点を保ち、成約につなげる有効な手段となります。追客効果を高めるには、件名、送るタイミング、そして顧客の検討状況にあわせた内容の工夫が欠かせません。

この記事では、追客メールの役割を整理したうえで、すぐに使える例文テンプレート、返信率を高める具体的なテクニックを解説します。追客業務の手間を減らす仕組みづくりも紹介するので、ぜひ日々の営業活動にご活用ください。

不動産業における追客メールの重要性

不動産取引では、物件比較や資金計画の調整などにより、顧客の意思決定までに数か月〜数年かかることがあります。検討期間中に接点が途切れると、関心が薄れたり、他社へ流れたりするなど、機会損失になりかねません。

追客メールは、こうした長期の検討プロセスを支え、顧客との信頼関係を維持するために役立ちます。顧客は都合のよいタイミングで確認でき、電話より心理的な負担が小さく、継続的なコミュニケーションにつながりやすい点も特長です。

また、新着物件、相場の動き、比較検討に必要な資料などを、顧客の状況にあわせて届ければ、判断材料が増えて次のアクションを取りやすくなります。

メールは履歴が残るため、担当変更時の引き継ぎにも有効です。テンプレートや自動配信を活用すれば、一定の品質を保ちながら効率化も進められます。

計画的に運用することで、対応の抜け漏れを防ぎ、営業成果の安定につながるでしょう。

追客メールのテンプレート【購入検討者向け】

購入検討者は、慎重に比較検討する傾向があり、長期的なフォローが必要です。初回問い合わせから契約まで、適切なタイミングで有益な情報を届ければ、検討の継続と意思決定を後押しできます。

ここでは、購入検討者向けに、段階別のテンプレートを紹介します。

初回問い合わせ後

初回問い合わせ直後は、顧客の関心がもっとも高いタイミングです。迅速かつ丁寧な対応を示せば、信頼関係の構築と他社との差別化を図れます。

資料送付後

資料送付後は、内容の確認状況を伺うフォローメールを送ります。気になった点の有無を確認し、押し付けにならない範囲で内見の案内をしてください。

物件内見後

内見後は、顧客の印象が鮮明なうちにフォローします。内見のお礼とともに、感想を伺い、次のステップへ誘導しましょう。比較検討に必要な追加情報を提供すれば、検討の継続を促せます。

比較検討中

比較検討中の顧客には、新たな選択肢や情報を提供しつつ、判断を急がせないトーンが求められます。顧客が自分のペースで検討を進められるよう配慮することが大切です。

意思決定の後押し

購入申し込みを迷っている顧客には、不安を解消し意思決定を後押しする情報やメリットを提示します。緊急性や限定感を与えるのも効果的です。

一定期間反応がない場合

返信がない場合は、無理に営業せず、ライトな情報提供に切り替えて関係をつなぎます。返信の有無にかかわらず丁寧な印象を残すことが今後の関係構築につながります。

追客メールのテンプレート【売却検討者向け】

売却検討者への追客メールは、購入検討者とは異なるニーズや不安に対応する内容が求められます。売却の意思決定には時間がかかるケースが多く、タイミングを逃さず適切な情報を提供する点がポイントです。

ここでは、売却検討者向けの追客メールテンプレートを段階別に紹介します。

初回問い合わせ後

査定依頼に対するお礼と、今後の流れをスムーズに伝えます。

本格査定後

簡易査定を経て本格査定を実施した後は、査定結果の詳細を伝えるとともに、売却に向けた具体的な提案を行います。

打ち合わせ後

売却に向けた打ち合わせ後は、面談のお礼とともに、話しあった内容の確認と次のアクションを明示します。顧客が決断しやすいよう、丁寧なフォローを心がけましょう。

一定期間反応がない場合

一定期間反応がない場合は、売却時期を見直している可能性があるため、市場の変化や新情報を提供してきっかけを作ります。焦らず、有益な情報を届ける姿勢が大切です。

追客メールのテンプレート【賃貸検討者向け】

賃貸検討者への追客メールは、購入や売却と比べて検討期間が短く、スピード感のある対応が求められます。新着情報をこまめに送り、来店や内見を促しましょう。

以下では、賃貸検討者向けの追客メールテンプレートを紹介します。

初回問い合わせ後

賃貸物件の問い合わせ後は、物件の空き状況と、内見への誘導をセットで行います。

物件内見後

内見後は、顧客の印象や希望を確認しつつ、契約手続きへ進めるよう後押しします。他の候補物件の提案も有効です。

比較検討中

賃貸物件の比較検討中は、決断を急がせず、追加情報を提供しながら顧客の判断をサポートします。比較中の物件のメリット・デメリットを整理してあげると、親切かつ専門性をアピールできます。

意思決定の後押し

賃貸物件の場合、人気物件はすぐに埋まる可能性があるため、適度に状況を伝えて意思決定を促します。

そのほかの返信率を上げる追客メールの例文

ここでは、4つのシーンにおいて返信率を上げる追客メールの例文を紹介します。

客付け仲介の場合

以下は、客付け仲介業者向けに送る追客メールの例文です。

顧客に対して積極的なサポートを示すことで、物件の見学や商談につなげることを目的としています。

元付け仲介の場合

以下は、元付け仲介業者向けに送る追客メールの例文です。

業者間の信頼関係を強化し、新しい物件情報の提供を促すために有効です。

メディア経由での新規商談獲得の場合

以下は、不動産情報サイトを通じて物件に問い合わせた顧客に対し、新規商談を獲得するための追客メールの例文です。

顧客が興味を示した物件の追加情報や視察の提案を行うことで、顧客との関係を強化し、商談に繋げることを目的としています。

既存顧客の場合

以下は、既存顧客に対して追客メールを送る際の例文です。

顧客が以前に興味を示した物件タイプやエリアに基づき、新しい物件情報を提供し、再度の商談や情報提供を目的としています。

追客メールの返信率をあげるポイント

追客メールは送信するだけでは十分な成果につながりません。大切なのは、顧客に開封され、返信してもらうことです。件名や本文の伝え方、送るタイミングを少し工夫するだけでも、顧客の反応は変わります。

ここでは、不動産業で実践したい追客メールの返信率を高めるポイントを紹介します。

件名で「自分宛て」とわかる内容にする

件名は、メールを開くかどうかを左右する要素です。顧客は多くのメールを受け取っており、件名だけで優先度を判断します。

「お知らせ」「ご案内」のように抽象的だと、他のメールに埋もれやすいです。物件名やエリア名、顧客名などを入れ、内容が一目でわかる形にしましょう。

• ◯◯様ご検討状況のご確認
• ◯◯様向けの最新情報のご案内
• ◯◯マンション値下げのご案内
• 【◯◯エリア】新着物件のご紹介

営業色が強い表現は警戒されることがあります。用件が伝わる範囲で、簡潔にまとめるのがポイントです。

長文を避け要点をシンプルに伝える

スマートフォンでメールを確認する顧客も多いため、スクロールせずに読める文量を意識しましょう。要点は箇条書きで整理すると、内容が伝わりやすくなります。

長文だと「後で読もう」と先送りされやすく、結果として見落とされる可能性が否めません。

伝えたい内容は1通につき1〜2点に絞り、結論を先に書けば、読み手の負担も減ります。詳しい説明が必要な場合は、資料の添付やリンクで補い、本文は要点に留めましょう。

簡潔なメールは、読む時間を取りにくい顧客にも届きやすく、返信のハードルも下げられます。

相手の検討状況にあわせた内容にする

追客メールは、顧客の検討段階にあわせて内容を調整することが大切です。

問い合わせ直後の顧客に決断を急かす内容を送る、逆に購入意欲が高い顧客に一般的な情報しか送らない、といったミスマッチを防ぎましょう。

過去のやり取りを踏まえた内容にすれば、「自分に向きあってくれている」と顧客の関心を引けます。今知りたい情報を過不足なく届ければ、メールの価値が上がり、返信も得やすくなるのです。

Yes／Noで答えられる質問を入れる

「いかがでしたか？」「ご感想をお聞かせください」といった抽象的な質問は、何を書けばよいか迷い、返信を後回しにされがちです。

そこで、Yes／Noで答えられる簡単な質問を含めれば、返信の負担を下げられます。

• 内見をご希望ですか？
• 資料はご確認いただけましたか？

選択肢が明確であれば、顧客は短時間で返信でき、反応率が高まるでしょう。

返信しやすい選択肢を提示する

日程調整や条件確認では、複数の選択肢を示すとやり取りが進みやすくなります。

「ご都合のよい日程をお知らせください」だけだと、顧客は候補を考える必要があります。例えば「◯日（土）の10時、14時、または◯日（日）の午後はいかがでしょうか？」のように具体案を出せば、選ぶだけで返信できます。

顧客の手間を減らす工夫が、返信率の向上につながるのです。

送信するタイミングを意識する

メールは、送るタイミングによって開封率や返信率が変わります。問い合わせ直後は、可能であれば1時間以内の送信を目安にしましょう。

あわせて、送信する時間帯にも配慮が必要です。通勤時間帯（8時〜9時）や昼休み（12時〜13時）は確認されやすい一方、深夜や早朝の送信は相手に負担を与えかねません。

連絡が遅れると検討の熱量が下がり、返信率も低下しやすくなります。

次のアクションを明確に示す

メールを読んだあと、顧客に取ってほしい行動を具体的に示しましょう。

「ご検討ください」だけでは、次に何をすればよいか判断できず、結果として何もアクションを起こさない可能性があります。

例えば「このあとは事前審査に進みます」と次の流れを伝える、または「ご希望の日程をお選びください」と選択肢を提示するなど、行動を一つに絞れる表現が有効です。

顧客の迷いを減らせば、返信率だけでなく、その後の成約までのスピードも上がります。

過去のやり取りを踏まえた内容にする

過去のやり取りを踏まえた内容にすると、追客の精度が上がります。テンプレートを使う場合でも、以前の相談内容や希望条件を一文添えるだけで、機械的な印象を避けられるでしょう。

• 「以前ご相談いただいた◯◯の件ですが、進捗はいかがでしょうか」
• 「キッチンを重視されているとのことでしたので、該当物件を追加でご案内します」
• 「お子さまの学校区について、条件に近いエリアを整理しました」

「覚えてくれている」と感じてもらえると安心感につながり、返信が返ってきやすくなります。こうした積み重ねが、信頼関係の形成にも役立つのです。

追客メールのメリット

追客メールは、不動産業で顧客との関係性を維持し、成約につなげるための有効な手段です。電話や対面だけでは対応しきれない顧客にも継続的にアプローチでき、営業効率の向上にもつながります。

ここでは、不動産業で追客メールを活用する主なメリットを紹介します。

顧客との接点を継続的に維持できる

不動産取引は検討期間が長くなりやすく、その間、顧客の関心が薄れないようにする必要があります。

追客メールを活用し、新着物件情報や市場動向の共有など、有益な情報を定期的に届ければ、押し売りの印象を与えず自然な形で関係を継続できます。

定期的に接点を保てば、いざ検討が進んだタイミングで「あの親切な営業担当者に相談しよう」と思い出してもらえるかもしれません。

検討段階に応じた情報提供ができる

顧客のステータス（検討初期、内見後、比較中、停滞中など）に応じた情報提供が可能です。

• 問い合わせ直後の顧客：基本的な物件情報
• 内見後の顧客：比較検討に役立つ資料
• 検討が停滞している顧客：市場動向や新着物件の情報

顧客のニーズにあわせて適切な情報を届けることで、検討を後押しする「サポート型」の営業が実現できます。

電話よりも心理的ハードルが低い

電話は即座にコミュニケーションが取れますが、忙しい顧客や営業電話が苦手な顧客には敬遠されがちです。

メールは顧客が自分の都合のよいタイミングで確認・返信できます。電話に出てくれない顧客とも、無理なくコミュニケーションが取れて、関係性を悪化させずに追客を続けられます。

営業工数を抑えながらフォローできる

追客メールは、電話や訪問と比べて少ない工数で多くの顧客をフォローできる点が魅力です。テンプレートや自動配信を活用すれば、個別対応の負担を減らしながら、一定の品質を保った追客が可能となります。

限られた人員でも安定した追客体制を構築でき、営業担当者は成約に近い顧客への対応に集中できます。

記録が残り対応履歴を管理しやすい

電話と違い、送受信したメール内容は文字として履歴に残ります。「言った言わない」のトラブルを防ぐだけでなく、担当者変更時やチームでの対応時にも過去のやり取りを正確に共有できるのがメリットです。

過去の追客内容を振り返り、どのパターンのメールが反応がよかったかを分析すれば、営業手法の改善やノウハウの蓄積にもつながります。

追客メールのデメリット

追客メールは効率的に顧客フォローができる一方で、使い方を誤ると十分な効果が得られない場合もあります。特性を理解せずに運用した場合、かえって顧客との関係性を損ねてしまうかもしれません。

ここでは、不動産業で追客メールを活用する際に注意したいデメリットを整理します。

開封されずに読まれない可能性がある

メールは他の通知に埋もれやすく、開封されないまま流れてしまうことがあります。顧客は日々多くのメールを受信しており、興味を引かない件名や送信のタイミングが悪いとスルーされます。

「開いてもらえる工夫」がなければ、追客効果が下がりやすくなるでしょう。開封率を高めるためには、件名の工夫や送信タイミングの最適化が欠かせません。

即効性が低く反応まで時間がかかる

電話や対面のようにリアルタイムでのやり取りではないため、即時の反応は期待しにくい傾向にあります。顧客がメールを確認し、返信するまでにタイムラグが発生するので、急ぎの連絡や当日の内見調整など、緊急性の高い連絡には不向きです。

状況に応じて電話や対面と併用するなど、別の手段を組み合わせる必要があります。追客メールは長期的な関係構築には有効ですが、短期的な成果を求める場面では他の手段も検討すべきです。

送信頻度によっては迷惑に感じられる

「忘れないでもらおう」という意識が強すぎて、毎日メールを送ったり、同様の内容を送り続けたりすると、顧客から「しつこい」「迷惑」と感じられてしまいます。

一度ブロックされたり、迷惑メールフォルダに入れられたりすると、その後の連絡手段が絶たれるでしょう。

適切な頻度と有益な内容を意識し、押し付けにならない運用が重要です。顧客のニーズや反応を見極めながら、追客のペースを調整することで、長期的な信頼関係を維持できます。

追客メールの手間を減らす方法

追客メールは成約率向上に効果的ですが、顧客数が増えるほど作成・送信の手間が営業担当者の負担になります。また、属人的な対応を続けていると、追客漏れや対応品質のばらつきも起こりがちです。

ここでは、追客メールの手間を減らしつつ、効果を向上させる方法を解説します。

追客メールのテンプレート化

毎回ゼロから文章を考えていては時間がいくらあっても足りません。問い合わせ直後、内見のお礼、資料送付時、長期追客用など、よくあるシーンごとに「標準テンプレート」を作成し、社内で共有しましょう。

ベースの文章があれば、あとは顧客にあわせて少しアレンジするだけで済むため、メールの作成時間を大幅に短縮できます。品質の均一化にもつながります。

ただし、テンプレートをそのまま使うのはおすすめしません。顧客の状況に応じて一部をカスタマイズすれば、パーソナライズされた印象を与えられます。

顧客ステータス別の送信パターン整理

顧客の検討段階に応じて送信内容や頻度を整理しておくと、判断に迷う時間を減らせます。

初期段階の顧客には週1回、比較検討中の顧客には週2回、停滞中の顧客には月1回などとルールを設け、送信するメールの内容を事前にルール化しておきましょう。

「誰に・いつ・何を送るか」を明確にすることで、無駄な追客や過剰な連絡を防ぎ、顧客満足度の維持にもつながります。営業チーム全体で共通のルールを持てば、属人化を防ぎ、安定した追客体制を構築できるでしょう。

CRM・追客管理ツールによる自動配信

もっとも効果的なのは、不動産業務に特化したCRMや追客管理ツールの導入です。顧客の条件にあった物件の自動配信や、あらかじめ設定したシナリオに沿ったステップメールの配信（例：問い合わせから3日後に自動でフォローメールを送るなど）が可能になります。

「Facilo（ファシロ）」のようなツールを使えば、追客漏れをシステムが防ぎ、営業担当者は「見込みの高い顧客への個別対応」に集中できるのでおすすめです。

開封率やクリック率などの反応データも蓄積されるため、感覚ではなくデータに基づいた追客改善や成約率向上に活かしやすくなります。

追客メールに関するよくある質問

ここでは、不動産営業の現場でよく聞かれる、追客メールに関する疑問にお答えします。

• Q1. 追客メールを送る最適な頻度はどのくらいですか？
• Q2. 電話とメール、どちらを優先すべきですか？
• Q3. 全く返信が来ない顧客への追客はいつまで続けるべきですか？

Q1. 追客メールを送る最適な頻度はどのくらいですか？

追客メールの適切な頻度は、顧客の検討段階や関心度によって異なります。一般的に、問い合わせ直後や内見後など関心が高いタイミングでは週1〜2回程度、検討が長期化している場合は2週間に1回程度が目安です。

頻度よりも「顧客にとって有益な情報があるか」を大切にしてください。何も情報がないのに連絡だけ頻繁に取ると嫌がられます。

Q2. 電話とメール、どちらを優先すべきですか？

追客メールは継続的な情報提供や関係維持に適しており、電話は緊急性の高い連絡や意思決定の後押しに向いています。初期段階の顧客にはメールで情報を提供し、関心が高まった段階で電話をかけるといった使い分けが効果的です。

最近は「まずはメールで詳細を知りたい」という顧客も増えているため、顧客の希望にあわせましょう。

Q3. 全く返信が来ない顧客への追客はいつまで続けるべきですか？

明確な期間はありませんが、3か月～半年程度反応がなければ、頻度を落として（月1回など）長期追客リストへ移行するのが一般的です。

ただし完全に停止するのではなく、季節の挨拶や大幅な値下げ情報など、きっかけがあれば送ることで、数年後に戻ってくるケースもあります。

まとめ｜追客メールを仕組み化して、成約率と効率を同時に高めよう

追客メールは、不動産業において顧客との継続的な関係を築き、成約率を高める手段として有効です。適切なタイミングで有益な情報を届ければ、顧客の検討を後押しし、他社との差別化を図れます。

追客メールの効果を最大限に引き出すには、顧客の検討段階や反応に応じた柔軟な対応が欠かせません。テンプレート化や自動配信の仕組みを活用しながら、パーソナライズされた情報提供を行えば、顧客満足度と成約率の向上につながります。

不動産仲介業務に特化した「Facilo（ファシロ）」は、顧客情報の一元管理や追客メールのテンプレート機能、追客状況の可視化により、営業担当者の負担を軽減しながら成約率200％増の成果を実現しています。追客業務の仕組み化と効率化をお考えの方は、ぜひFaciloのサービス資料をダウンロードしてご確認ください。