不動産業務支援システムって何？メリットや導入の流れ・システムの選び方を解説

現在、不動産業界でもIT化が急速に進んでいます。数年前まではFAXで物件資料をやり取りするのが一般的だった業界ですが、今では「不動産DX」という言葉もすっかり定着しました。この変化に伴い、不動産業務をサポートするシステムへの注目も高まり、さまざまな製品が登場しています。

しかし、IT化は実際に導入してみるまでその効果が分かりにくいことが多く、どの業務が改善されるのか明確にイメージできないという問題があります。また、自社に最適なシステムを選ぶためには、慎重な情報収集も欠かせません。

そこでこの記事では、不動産業務支援システムがどのような業務をサポートし、どんなメリットや注意点があるのかを分かりやすく解説します。さらに、導入までの具体的な流れについてもご紹介します。

不動産業務支援システムとは？

不動産業務支援システムは、賃貸不動産管理や、売買の仲介業務をサポートするためのサービスのことを指します。煩雑な業務をデジタル化することで、自動化による人的リソースの削減やヒューマンエラーの防止を実現できます。

特に、定型的な業務が多い賃貸管理業と相性がよく、20年以上前から利用されてきました。

加えて近年では、売買仲介の収益性を向上させてくれる営業支援システムも登場しています。顧客に対して「どの物件をどのタイミングで紹介すれば成約しやすいか」を分析・提案してくれるというものです。

また、レインズとの連携による複数ポータルサイトへの自動広告掲載や、売買契約書や重要事項説明書の作成、売上管理など、不動産業に関わる幅広いタスクをカバーできるよう進化を続けています。

不動産業務支援システムが注目されている背景

不動産業界のIT化が避けられない状況のなかで、ますます機能が充実する不動産業務支援システムに注目が集まっています。

この章では、不動産業務支援システムが注目されている背景を見ていきましょう。

不動産業界のDX化

不動産業界には、数年前まで紙ベースで物件情報をやりとりするなど、アナログな一面が色濃く残っていました。ところが、リモートワークの普及などをきっかけに、DX（デジタルトランスフォーメーション）を導入する企業が次第に増えています。

アットホームが2023年12月に行った「不動産DXに関する実態調査」によると、不動産DXに取り組んでいる、または検討している企業は全体の54.2%にのぼり、過半数の企業がDX導入に前向きであることが分かります。

不動産テックの拡大

不動産業界のDX化が進むにつれて、IT技術を活用して不動産業界の課題解決を図る「不動産テック」と呼ばれる取り組みも、拡大の一途をたどっています。

2023年の国土交通省の発表によると、日本における不動産テックの市場規模は、2020年から2024年にかけて約2倍に拡大し、2025年以降も成長が続くものと予想されています。

また、2018年の一般社団法人不動産テック協会設立をはじめとした、不動産業者がIT化に対応するためのサポート体制も整いつつあります。こうした側面からも、今こそ不動産業務支援システムの導入を、検討すべきタイミングだといえるでしょう。

出展：国土審議会土地政策分科会企画部会『土地・不動産分野におけるDXの推進に向けて』

 IT導入補助金のサポート拡大

不動産業務支援システムを導入する企業が増えている背景には、システム導入時に利用できる補助金の存在もあります。

中でも最大450万円の補助が受けられる「IT導入補助金」は申請が比較的簡単で提出書類も少ないため、不動産事業者にも評判のいい制度です。

IT導入補助金制度の利用の際には、IT導入補助金事務局に登録した「IT導入支援事業者」とパートナーシップを組む必要があります。IT導入支援事業者がサポートしてくれるので、初めて不動産業務支援システムを導入する場合でも、戸惑うことなく申請でき、採択率も高いという点がメリットです。

多くのコストがかかるイメージのある不動産業務支援システムも、こうした補助金制度の存在により、導入のハードルが下がっているのです。

不動産業務支援システムでできること

不動産DXを牽引する存在として注目を集めている不動産業務支援システムは、不動産業界におけるさまざまな業務を効率化・自動化できます。

例えば、不動産賃貸管理業務や賃貸・売買仲介において改善したい、以下のような業務の効率化が図れます。

• 賃貸および売買物件の広告作成
• 複数の不動産ポータルサイトへの物件情報の一括掲載
• 販売図面や物件チラシの作成、出力、帯替え
• 営業活動における、メールやLINE、Webサイトを介した追客
• 最新の法令に対応した売買契約書や重要事項説明書（重説）の作成
• IT重説（Web会議システム）や電子契約

不動産業界には、依然として人手に頼って行われる業務が多く残っています。不動産業務支援システムの導入により、人手に頼ってきた作業の大部分を自動化し、大幅に効率化できるのです。

不動産業務支援システムを導入するメリット

不動産業務支援システムは、担当者が手作業で行っていた業務を、誰でも効率的に共有・管理できるように導いてくれる便利なツールです。

ここでは、不動産業務支援システムを導入する6つのメリットをご紹介します。

物件・顧客管理業務の効率化

不動産業務支援システムを導入することで、賃貸管理や売買仲介業務における定型的な事務作業を自動化でき、業務の効率化が図れます。

賃貸管理業務においては、空室管理や家賃管理、請求書作成などの日常的な業務を自動化することで、オペレーション効率を大幅に改善できます。そのため、多くの不動産会社が既に賃貸管理システムを活用し、業務の効率化を図っています。

賃貸・売買仲介業務では、どの顧客にどんな物件を提案したかを一括管理することも可能です。取引台帳との連携ができるものもあり、人手に頼っていた多くの作業を効率よく処理できるようになります。

情報共有の円滑化

不動産業務支援システムを導入することで、担当者が不在でも顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるようになります。

これまでは、物件担当者や事務担当者しか把握していない業務が多く、担当者不在時には顧客対応が滞ることがありました。

社内で顧客情報や物件情報が共有できていれば、会社全体の業務が円滑に進みます。スムーズに顧客対応ができれば顧客満足度が上がり、結果的に売上や業績の向上も期待できるでしょう。

営業力の強化

これまで営業担当者個人の能力に依存していた業務においても、誰もが安定してパフォーマンスを発揮できるようになります。

例えば、不動産業務支援システムに顧客情報が登録されていることで、新着物件の情報や更新情報を顧客へ迅速に送れます。さらに、顧客ごとに専用のマイページを提供すれば、顧客が興味を持っている物件を分析でき、好みに合わせた物件の提案が可能になるでしょう。

特に不動産売買においては、長期にわたって物件を探す顧客に合わせて根気強く物件の提案を続けることが重要です。不動産業務支援システムを上手に活用することで、誰もが経験豊富な営業担当者のように、成約に結びつく効果的な追客やアプローチを行えるようになります。

また、複数のポータルサイトへ物件情報を一括掲載したり、物件情報を自動的に更新する機能もあり、営業活動全体の効率化も期待できるでしょう。

成約数の向上

不動産業務支援システムを導入することで、賃貸・売買仲介における成約率が向上するというのも大きなメリットです。

不動産業務支援システムを使うことで一人の顧客に対してより時間をかけて接客できるようになるため、よりスピーディーに顧客に対応することが可能になります。

また、一部のシステムでは顧客がどの物件を閲覧したか、提案された物件に対してどのような反応をしたかといった行動履歴を取得できるようになっており、顧客のニーズを正確に分析することで、より適切なタイミングで物件提案を行えます。

これまでの不動産業界では、カスタマージャーニー（顧客が商品やサービスを購入するまでの一連の行動）に重点が置かれることは多くありませんでした。不動産業務支援システムを活用することで、顧客のニーズに合わせた提案を継続的に行えるようになり、結果的に成約率を向上させることができます。

サービス品質の向上

社内で物件情報や顧客情報が共有されることで、顧客に提供するサービスの品質向上にもつながります。

ネットワークに接続できる環境さえあれば、外出先からでも顧客サポートを行えるため、顧客からの急な要望にも迅速かつ的確に対応できます。賃貸管理業務における契約更新や重要な連絡も、不動産業務支援システムがあれば、決められたスケジュールで確実に行えるので、オーナーと入居者双方からの信頼獲得につながるでしょう。

さらに、賃貸・売買仲介と切って離せない契約書類の作成に不動産業務支援システムを利用することで、ドキュメントの完成度が上がり、顧客に安心して仲介を任せてもらえるようになります。

ヒューマンエラーの防止・セキュリティの強化

不動産業務支援システムを導入するもう1つのメリットとして、ヒューマンエラーの防止とセキュリティの強化が挙げられます。

不動産業界には売買契約書や重要事項説明書など、間違いが許されない書類が多く、手作業によるミスは自社にとって致命的なリスクでした。不動産業務支援システムを導入することで、重要書類に盛り込むべき内容を正しく管理でき、Excelなどの手作業に依存する場合に起こりがちなファイルの紛失や更新時期の失念といったミスも回避できるようになります。

さらに、顧客情報や契約情報をUSBメモリやオンラインストレージでやり取りしている会社にとっては、システムを導入することで情報漏えいのリスクを大幅に減らすこともできます。

不動産会社が不動産業務支援システムを導入する流れ

不動産業務支援システムに興味はあるものの、そもそも何から手を付けたらいいか分からない人もいるでしょう。ここでは、不動産会社が不動産業務支援システムを導入する流れと、注意すべき点について解説します。

自社の課題を明確にする

まず、不動産業務支援システムを選定・導入する前に、自社の現状にどのような課題があるのかを整理することが重要です。

事務担当者や営業担当者が抱えている日常業務での問題点や、改善が必要な部分をヒアリングし、社内の課題を洗い出しておきましょう。

毎日どのような流れで業務を行っているかに着目しながら、それぞれの担当者が感じる業務のやりづらさを共有することで、解決すべき課題が明確になります。

導入する目的を明確化する

自社の課題が整理できたら、次にその課題に優先順位をつけ、不動産業務支援システムを導入する目的を明確にしましょう。

例えば、顧客管理を効率化したいのか、契約書の作成を自動化したいのかによって、求める機能は異なり、導入目的がはっきりすれば、必要なツールや機能も自ずと見えてきます。

不動産業務支援システム導入の効果を実感するには、システムをどのように使うかを事前に想定した上で、実際の用途に見合った機能を備えた製品をシステムを選ぶことが重要です。

ロードマップを策定する

課題と目的が明確になったら、それらを基にロードマップを作成します。ロードマップを作成することで、計画に矛盾や達成困難な部分がないかを事前に確認でき、より確実に導入を進められます。

ガントチャートを用いて「いつ着手し、いつまでに何を対応するのか、誰が担当するのか」といった具体的なステップを時系列で記載し、全体のスケジュールを可視化しましょう。

さらに、ロードマップを社内の関係者と共有することで、導入スケジュールの全体像を把握でき、各チームメンバーがどのタイミングで何をすべきかを把握しやすくなります。

スモールスタートで導入していく

経営者やシステム担当者の立場では、可能な限り迅速にIT化を進めたいと考えがちです。しかし、一度に大規模なシステム導入を行ってしまうと、システムが自社に適しているかを見極められない上、現場スタッフに混乱を招く可能性もあります。

そのため、最初のうちは使う機能を絞ったり一部の店舗で試験的に使ったりと、スモールスタートで段階的に導入すると確実です。

クラウド型の不動産業務支援システムであれば、初期コストを抑えつつ段階的に導入できるため、急な負担を避けつつスムーズに運用を始められます。

不動産業務支援システムの選び方

不動産業務支援システムを導入する際には、さまざまな要素を考慮する必要があります。ここからは、導入にあたってのポイントを紹介します。

導入目的に適した機能の充実度

不動産業務支援システムを選ぶ際には、導入目的に合った機能が充実しているかどうかに着目しましょう。

販売されているシステムの多くには、不動産業務に必要な基本機能は備わっていますが、使い勝手や機能の充実度は製品ごとに違いがあります。システム導入の効果をいち早く実感するためにも、最初に具体化した導入目的と照らし合わせながら選ぶことが重要です。

また、既に使用している他のシステムやサービスと連携できるものを選べば、効率化や業務改善の効果をさらに実感しやすくなります。

ツールの操作性

どんなに機能が優れていても、操作性が悪ければ業務効率の向上は期待できません。それまでアナログに頼ってきた作業をデジタル化するのですから、現場スタッフが直感的に使えるかどうか、ITツールに不慣れな社員でもスムーズに使えるかを確認しておきましょう。

また、不動産業務支援システムは営業活動や顧客対応の場でも利用されるため、対面や電話中でもスムーズに操作できる、分かりやすい操作画面が好まれます。

気になるシステムを見つけたら、実際に業務を担当する職員と、公式サイトなどで画面イメージを確認しておくといいでしょう。

サポート体制

不動産業務支援システムを選ぶ際のポイントとして、システム導入後のサポート体制が充実しているかも重要な要素です。システム導入後に問題が発生した場合、迅速に対応できるサポートがないと業務に支障をきたす恐れがあるためです。

特に、サポート窓口の受付時間や営業日が自社の営業日と合わない場合、対応が遅れてしまう可能性が高くなります。

そのため、電話やメール、チャットサポートの有無、対応時間、さらにはFAQや技術サポートの品質も確認しておくことが重要です。導入後も安心して運用できるよう、必要な時に的確なサポートを受けられるかどうかは必ず確認しましょう。

クラウドかオンプレミス（インストール型含む）か

不動産業務支援システムには、クラウド型とオンプレミス型の2つのタイプがあり、目的や予算に合わせて選択する必要があります。

従来多く利用されていたオンプレミス型（自社サーバー設置型）は、セキュリティやシステムのカスタマイズ性に強みがある一方で、高額な初期費用やサーバー管理の手間がかかるというデメリットがあります。

一方、クラウド型は初期費用が抑えつつすぐに導入できるため、スモールスタートで導入し、後から機能を拡張することも可能です。また、ネットワークにアクセスできればどのPCやデバイスからでも利用可能なため、リモートワークや複数店舗での業務にも柔軟に対応できます。

こうした特徴から、近年ではクラウド型の不動産業務支援システムが急速にシェアを伸ばしています。

システムの知名度や導入実績・評判

使い勝手やサポートの充実度には、実際に導入してみないと分からない部分があります。そのため、多くの企業が採用しているシステムを選ぶことで、導入後に「失敗した」と感じるリスクを減らせます。

導入事例や実際にシステムを導入した企業による評価は、企業のホームページやパンフレット、口コミサイトなどを参考にするといいでしょう。

Facilo（ファシロ）も業界最大手の不動産仲介会社に導入されており、売買の仲介業務において高い評価を得ています。

下記のページでは、導入事例や業務改善の具体的なエピソードも公開されているので、不動産業務支援システム導入時の参考にしてください。

不動産業務支援システムを活用して業務効率化と営業力アップを目指そう！

不動産業務支援システムを導入することで、物件管理や顧客管理、追客や物件資料の帯替えなどの日常業務がスムーズに、顧客対応も迅速に行えるようになるでしょう。

なかでも、業界最大手企業も導入しているFacilo（ファシロ）は、その機能の充実度や使い勝手のよさに定評があります。1店舗からのスモールスタートも可能で、企業規模に合わせて柔軟に対応できるのも大きな魅力です。

賃貸や売買仲介業務を効率化したい人は、Facilo（ファシロ）の資料をダウンロードして、導入を検討してみてはいかがでしょうか？